For møtebookere flest er målet å komme i kontakt med en relevant beslutningstaker. Det kan for eksempel være snakk om markedssjefen eller daglig leder i et firma. Om du mangler navnet eller nummeret, vil det være logisk å ringe til sentralbordet. Dette trenger slettes ikke å være et hinder. Tvert imot. Sentralbordet kan være et hjelpemiddel!

Du har mest sannsynlig sjekket bedriftens hjemmeside allerede, samt lett etter kontaktopplysninger på LinkedIn og i Google. Dette kan være tidkrevende, og fører ofte ikke til at du blir noe klokere. Beslutningstakers kontaktinformasjon er ikke mulig å finne.

I mange tilfeller kan det være både tidsbesparende og langt enklere å kontakte sentralbordet direkte. Ved å møte sentralbordet på riktig måte, kan du i mange tilfeller nå riktig beslutningstaker. Det gjelder bare å vite hvordan.

Presenter deg selv

Som møtebooker er det viktig å være ekstra nøye med ordvalg. Dette kan i mange tilfeller øke sjansen for at telefonsamtalen videresendes til beslutningstaker. La oss si at du ønsker å nå markedssjef Lars Larsen i en gitt bedrift. 

Ikke spør om du kan få lov til å snakke med Lars Larsen. Da er det som regel mer gunstig å fortelle at du gjerne skulle ha snakket med vedkommende, og spørre om han er tilgjengelig. Ellers er veien kort til et kontant «nei».

Problemet er ofte at man ikke har navnet til beslutningstaker. Til nøden kan du da erstatte navn med stillingstittel.

Ikke fremstå som en selger

Før du i det hele tatt ringer til sentralbordet, er det viktig å huske på at du er en møtebooker. Oppdraget ditt er å avtale et møte – ikke å selge noe. De på sentralbordet har kanskje fått beskjed om å ikke videresende selgere, og du bør derfor ikke forveksles med en.

Det er viktig å tenke over hva du skal svare når sentralbordet spør deg hva det gjelder. Dette er et spørsmål du kan være sikker på å få. Her er det viktig å si det som det er. Vær ærlig om hvorfor du ringer: Du ønsker å booke et møte. Bygg tillitt med personen på sentralbordet fra første stund, og snakk tydelig, høflig og rolig. 

Om du skulle settes over til riktig person, er det fortsatt viktig å ha dette i bakhodet. Du skal forsøke å få til et møte, og ikke et salg.

Og for all del: Ikke lever pitchen din til sentralbordet. Den du snakker med er sannsynligvis ikke bedriftens beslutningstaker! Strategien din bør heller gå ut på at sentralbordet skal sette deg videre til riktig beslutningstaker. 

Les: Hvordan skiller møtebookingssamtalen seg fra salgssamtalen på telefon?

Få riktig e-postadresse

Det er slettes ikke uvanlig at en møtebooker blir bedt om å sende en e-post. I mange tilfeller er dette bare en fin måte å si «nei takk» på. Det er kanskje enklere for de på sentralbordet å be deg sende en e-post, enn å si nei direkte.

Dette er imidlertid synd, siden du ikke har fått mulighet til å snakke med beslutningstaker. Derfor er det viktig at du ikke nøyer deg med å få bedriftens generelle e-postadresse (f.eks. post@bedriftsnavn.no, eller lignende).

E-poster som blir sendt til adresser som dette, blir som regel ikke fulgt opp. Det er derfor helt avgjørende at du får beslutningstakers e-postadresse. Hvis ikke er det lite sannsynlig at du kommer deg videre.

Det å booke et møte på e-post er imidlertid vanskelig, selv om du har riktig e-postadresse. Derfor er det viktig å ha i bakhodet at du først og fremst ønsker beslutningstaker sin e-post for å (forhåpentligvis) få vedkommende sitt navn. På den måten kan du nemlig også finne et mer relevant telefonnummer.

Les også: Hvordan kommer du deg forbi sentralbordet?

Når du ikke blir får kontaktinfo

Noen ganger ender du kanskje opp med å ikke bli videresendt til beslutningstaker. Om du er uheldig, har du heller ikke fått en relevant e-postadresse som kan gi deg navnet du trenger. 

Et tips er da å unngå sentralbordet. I mange større bedrifter ender sentralbordets nummer på «00». Her er det mulig å forsøke å ringe til bedriftens øvrige numre, som gjerne slutter på «01» og så videre. Er du heldig havner du direkte hos beslutningstaker.

Sentralbordet er din beste venn

Som møtebooker vil man i mange tilfeller mangle kontaktinformasjon til beslutningstakerne man ønsker å nå. Da er det ofte mest naturlig å kontakte sentralbordet. Andre ganger ringer man bevisst til sentralbordet først, rett og slett for å spare tid.

Møtebookere som møter sentralbordet på en god måte, vil fort oppdage at dette byr på gode muligheter. 

Om du sliter med å komme forbi sentralbordet og nå beslutningstakere, kan det være gunstig å vurdere ekstern møtebooking. Da kan noen andre ta seg av booking av salgsmøter, mens bedriften din fokuserer på det den gjør best.