Det å mestre møtebooking er en egen kunst som man må lære å mestre gjennom øving, prøving og feiling. Holder du ikke tungen rett i munnen, er det fort gjort å ende opp med få eller ingen kundemøteavtaler. Heldigvis finnes det noen grunnleggende tips som kan bidra til å lede møtebookeren i riktig retning.

Ved å ha disse tipsene i bakhodet, kan du unngå de vanligste fallgruvene og booke flere kvalitetsmøter. Nettopp møtebooking bør være en viktig del av selskapets markedsstrategi, og danner grunnlaget for vellykket salg i etterkant.

Her er våre ti bud for å lykkes!

Bud 1: Kartlegg målgruppen

Som møtebooker bør man i første omgang finne ut hvem bedriftens målgruppe faktisk er. Hvem er de potensielle kundene? Skal man nå ut til bedriftsmarkedet, bør en tenke over både bransje og hvilke beslutningstakere man skal nå.

Ta gjerne utgangspunkt i allerede eksisterende kunder, og benytt disse opplysningene til å finne lignende bedrifter i samme bransje.

Sett også opp kriterier som må oppfylles for at en bedrift skal kunne betraktes som et prospekt. Målgruppeanalyse kan være tidkrevende, men gjøres jobben skikkelig vil dette betale seg når man begynner å ringe potensielle kunder.

Les: Prospektering: Hvordan forstå din målgruppe?

Bud 2: Bruk tid på å analysere markedet

Etter at målgruppen er kartlagt, er det på tide å løfte telefonen og ringe til de aktuelle prospektene. Formålet med dette er å kartlegge markedet basert på de forhåndssatte kriteriene. På dette stadiet handler det om å hente inn mest mulig verdifull informasjon om prospektene.

Bud 3: Leadsgenerering

Dersom noen av prospektene viser interesse eller behov for et møte, bør vedkommende legges inn i systemet ditt og registreres som et lead. Hvis personen oppfyller alle kriterier, bør man forsøke å booke et møte.

Formålet er at selgerne skal få møter med varme leads, noe som øker sjansen for salg. Som møtebooker bygger man den nødvendige grunnmuren som trengs for at salget blir gjennomførbart. Dette krever naturligvis også en innsats fra selgers side.

Les: 10 enkle tips for å identifisere, generere og ivareta flere leads av høy kvalitet 

Bud 4: Vær rask med å fortelle hvorfor du ringer

Som møtebooker er det også viktig å raskt komme til poenget. Mange kunder tenker «skal han/hun selge meg noe?» eller lignende, dersom man bruker lang tid på å presentere seg selv. Du får dermed ikke skapt den gode dialogen du ønsker, og kunden er på defensiven.

Mens den potensielle kunden venter på at møtebookeren skal komme til poenget, kan hen begynne å forberede måter å avslutte samtalen på. Start derfor med å fortelle kunden hvorfor du ringer. 

Det du ønsker er å komme i dialog med kunden og finne ut om vedkommende har behov for et møte. Få dette frem innledningsvis!

Bud 5: Still forberedt

Om du skal klare å booke møter er det alfa og omega å stille forberedt. Bruk gjerne litt tid på å samle inn opplysninger om bedriften før du ringer, slik at du vet litt om bedriftens potensielle behov.

Bud 6: Selg møtet – ikke produktet

En vanlig feil mange møtebookere gjør, er å snakke for mye om produktet eller løsningen som skal selges. Husk at målet til møtebookeren er å avtale et møte, ikke å selge produktet. Dette er selgerens jobb.

Begynner møtebookeren å snakke om produktet på detaljnivå, kan den potensielle kunden avvise videre kontakt før vedkommende har rukket å lære nok. Det er viktig å skape en god relasjon først.

Som møtebooker skal man ikke være påtrengende eller selgende. Om man snakker raskt og høyt vil dette fort skremme bort potensielle kunder. Samtalen skal være hyggelig og foregå i et rolig tempo.

Bud 7: Ha svarene klare

Selv om møtebooker skal selge møtet og ikke produktet, kan man risikere at kunden har spørsmål allerede under første samtale. Derfor er det smart å ha et «manus» med svar på de vanligste spørsmålene. Skriv gjerne ned kundereferanser, fakta og andre nyttige opplysninger.

Unngå likevel å lese direkte av et manuskript. Personen i den andre enden merker fort om man handler på robotikk.

Bud 8: Husk å sende ut møteinnkallelse

Så snart et møte er booket, er det smart å sende ut en møteinnkallelse innen kort tid. Dette er viktig for at kunden skal kunne legge møtet inn i kalenderen, og ikke bare glemme det bort.

Møteinnkallelsen gir dessuten den potensielle kunden oversikt over hva møtet går ut på, og hvem de skal snakke med. Sørg for at innkallelsen er profesjonell, ryddig og oversiktlig!

Les: Slik lager du en profesjonell møteinnkalling

Bud 9: Tenk på kroppsspråket ditt og hvordan du kommuniserer

Et annet tips som kan komme til nytte, er å fokusere på eget kroppsspråk. Selv om samtalen foregår på telefon, kan kroppsspråk og holdning merkes av motparten. Reis deg gjerne opp, da dette sikrer at du får en mest mulig kraftfull stemme.

Sitter du krumbøyd foran et skrivebord, kan det altså være smart å bedre kroppsholdningen. Når du står oppreist vil du også få mer luft i lungene, og sannsynligvis føle deg mer opplagt.

Ellers er det lurt å tenke over hvordan du kommuniserer. Unngå nøling og lange pauser, og forsøk å være blid, høflig, positiv og selvsikker.

Bud 10: Bruk tiden effektivt

Det å jobbe med møtebooking krever dedikasjon – i hvert fall om man skal lykkes. Man bør derfor være villig til å sette av nok tid, og unngå distraherende elementer. Dersom man stadig fristes av sosiale medier eller nettaviser, kan man med fordel slå av WiFi-en.

Husk at møtebooking ikke bare handler om å bruke tid på å løfte opp telefonen. Det er også nødvendig med forberedelser.

Motta hjelp med møtebooking 

Sliter bedriften din med å oppnå gode salgsresultater? Dette kan skyldes mangelfull møtebooking, eller at man ikke booker møter med kvalifiserte prospekter.

Innovation Support bistår deg gjerne. Ved å outsource møtebookingen til oss, vil vi bygge en komplett pipeline for selskapet ditt. Vi kartlegger målgruppen, analyserer markedet og booker deretter kvalitetsmøter.