Guide til outsourcing av møtebooking

Ved å outsource møtebookingen til en profesjonell partner som Innovation Support, kan du sikre deg én til to nye kunder i måneden. Vi er et dedikert team på 32 kollegaer som brenner for B2B-salg og har hjulpet hundrevis av bedrifter med å bygge en komplett pipeline – fra kartlegging og leadsgenerering til møtebooking.

Innovation Support ansetter fremtidens beste ledere, selgere og markedsførere, og våre kunder kan stole på at de får den beste oppfølgingen fra de største talentene. Vi gir nyutdannede verdifull erfaring som kobles til deres utdanning, og gir dem et springbrett ut i arbeidslivet.

Denne guiden viser hvordan vi kan være din organiske vekstpartner, hjelpe din bedrift å vokse, og få flere kunder gjennom effektiv møtebooking.

Resultater du kan forvente

Vi samarbeider i dag med flere bedrifter B2B, som har fått god avkastning ved å la Innovation Support ta seg av møtebookingen. Nedenfor kommer noen eksempler.

Eksempel fra en liten bedrift:

Kunde A, jobber i IT-bransjen. Utgangspunktet før samarbeidet med Innovation Support startet var slik:

De hadde omtrent 1-3 møter i måneden.

Daglig leder gjorde «alt» i organisasjonen, som vil si at han han booket møter, gjennomførte møter, tok seg av leveranser osv. I tillegg til sin rolle som daglig leder, styrte han også det administrative i selskapet.

Bedriften omsatte for om lag 5 millioner.

I tillegg til daglig leder jobbet det to andre der også, i mer IT-tekniske roller. De bestemte seg for å outsource møtebookingen til Innovation Support, noe som ga følgende resultater:

De gikk fra 1-3 møter i måneden over til å få 8-12 møter i måneden, og daglig leder slapp å bruke tid på den første delen av salgsprosessen, og kunne heller gjøre det han faktisk brenner for.

Han kunne gå ut i møter, og snakke om det han liker å snakke om. Av de 8-12 møtene de fikk hver måned, var det 1-2 som endte opp som nye kunder. Det vil si at 10-20 % av møtene endte i salg. Dette førte til en årlig vekst på 3 millioner kroner.

Daglige leder, som tidligere hadde gjort alt selv, fikk endelig muligheten til å realisere drømmen og målet sitt om å vokse.

I tillegg til møter ble det hver måned generert dokumenterbare leads/oppfølginger. Aktivitet skaper aktivitet.

Eksempel fra en stor bedrift:

Bedrift B omsatte for rundt 300 millioner. Daglig leder og salgsdirektør ønsket å vokse videre, men hadde utfordringer internt.

Det var vanskelig å få selgerne til å booke nye møter, og skaffe nye kunder. Selgerne som jobbet i selskapet var veldig flinke i faget og kunne anses som seniorer, men foretrakk å bruke tiden på eksisterende kunder og nettverk, og var godt fornøyde med det.

Disse så derfor ingen grunn til å ringe for å få nye kunder, selv om dette var et ønske fra toppledelsen.

Daglig leder og salgsdirektør kontaktet Innovation Support for å outsource første del av salgsprosessen, nemlig møtebookingen, som også innebærer å jobbe kontinuerlig med å skape nye kundemuligheter. Selskapet fikk en jevn strøm av 10-15 gode kvalitative møter per måned.

En kunde for dette selskapet er verdt opp mot 1 million kroner per år. Sett at de beholder kunden i «evig tid», vil en kunde på 10 år være verdt 10 millioner. Også her endte 10-20 % av møtene i salg, enten på kortere eller lengre sikt.

Møtebooking er ikke dødt

Tvert imot, møtebooking fungerer bedre enn noen gang før, gjort på riktig måte. For deg som velger å implementere dette som en del av ditt selskaps salgsstrategi vil det være et stort fortrinn, blant annet fordi det er så få som satser på møtebooking i dag.

Et bevis på dette er økningen i omsetningen til Innovation Support. Fra vårt første driftsår i 2012 har vi hatt en jevn økonomisk vekst hele veien, vi er også et selskap som har tjent penger hele veien (sjekk oss på Proff.no).

Innovation Support er også i rute til å bli gasellebedrift for syvende år på rad (2016, 2017, 2018, 2019, 2020, 2021 og 2022). Nok skryt, jeg sier dette for å poengterer fire ting:

Møtebooking gjort på riktig måte fungerer.
Vi har kunder som har vært med oss siden dag 1 og fylt jevnt på med nye kunder.
Våre kunder tjener penger på vår tjeneste, hadde det ikke funket hadde vi ikke hatt denne veksten.
Innovation Support er bygget av møtebooking for møtebooking, vi tar egen medisin!

Det som har forandret seg fra tradisjonell møtebooking er tilnærmingen. Vi kaller det møtebooking, men vi kunne også kalt det å “skape nye muligheter kontinuerlig” eller som vi sier internt i Innovation Support “bygge pipeline”.

Det krever mer i dag enn for 10-15 år siden, for å lykkes med møtebooking. Du må være dedikert, og ha profesjonelle salgskonsulenter/møtebookere som kan utføre jobben.

Bygge pipeline

I Innovation Support har vi et fokus på «å bygge pipeline». Hva innebærer dette? Å bygge pipeline betyr:

Få oversikt over markedet ditt og definere målgruppen
Ha en forståelse for hva slags bedrifter som er en god match for din bedrift og hvilke bedrifter som ikke er en god match.
Begynne å kontakte disse bedriftene. I denne prosessen bruker vi telefon som verktøy, men også en del mailkommunikasjon og andre teknolgier.

Merk deg at dette ikke er telefonsalg, men en profesjonell tilnærming til å skape flere salgsmuligheter på kort og lang sikt. Det finnes også muligheter for å koble på diverse digitale verktøy, blant annet HubSpot brukt til inbound marketing.

Når vi begynner å kontakte den definerte målgruppen, vil vi oppleve ulike utfall. Noen vil vise litt interesse, som krever at vi følger opp mer over tid, og bearbeider disse videre.

Vi kan for eksempel avtale oppfølgingssamtaler, eller sende informasjon på mail. Andre vil vise umiddelbar interesse, og da gjelder det å få booket et møte.

Enkelte i målgruppen vil vise seg å ikke være aktuelle å bearbeide videre. Enten fra kundens side, eller fra vår side fordi vi ser at de ikke vil være en god match. Det kan være fordi de har altfor lav omsetning per år, er for få ansatte, blir styrt fra utlandet eller på grunn av andre faktorer.

Eksempel på hvordan Innovation Support bygger pipeline for å levere gode møter

For selskap A definerte vi en målgruppe på ca. 800 bedrifter i Vest-Norge. Det var utgangspunktet. Etter å ha bearbeidet dette over en periode på et år, fant vi ut at av de ca. 800 var det ca.

200 det ikke var nødvendig å bruke mer tid på, ettersom de var en dårlig match. Dette gjorde at vi satt igjen med en målgruppe på 600 bedrifter.

I løpet av året ble det booket ca. 100 kvalitative møter.
De 500 resterende bedriftene ble definert som fremtidige muligheter, det vil si leads som bør følges opp.
Veien videre i år to blir å bearbeide disse videre, for å forhåpentligvis lande 100 nye møter.

Filosofien til Innovation Support er enkel:

Har du en målgruppe på 600 bedrifter, kan vi sørge for at du over tid kommer i en posisjon der du kan ha møter med alle disse.

Vår prosess

Fokuset i prosessen er møtebooking, men det ligger mye mer i det enn bare selve bookingen. Du må for det første ha en møtebooker eller salgskonsulent, som er oppegående, forstår målgruppen og skjønner din business.

Når vi rekrutterer inn ansatte til Innovation Support ser vi etter de som har minimum en relevant bachelorgradsutdanning og de som vi på godt norsk kaller “sosialt oppegående”. Det er selvfølgelig flere punkter i rekrutteringen, men disse to er viktige.

I Innovation Support har vi erfaring med at mange kan være skeptiske til å sette ut en så viktig del av salgsprosessen, og det skal du også være. Du skal ikke la hvem som helst ta hånd om dette.

Det handler om at de du gir dette ansvaret til, må representere selskapet på en god måte, og levere gode kvalitative resultater. I Innovation Support har vi både gode referanser, og rutiner på hvordan vi skal få til dette på en god måte.

Slik ser vår prosess ut:

1) Oppstartsmøte

Vi starter alltid et samarbeid med et oppstartsmøte. Hensikten er å bli kjent, og legge en konkret plan for hva som skal gjøres.

2) Definere målgruppen

Her definerer vi målgruppen som skal kontaktes, og lager sammen en god liste. Her er det mange som trenger mye hjelp fra Innovation Support, men også flere som lager lister selv, og har en oversikt over hvem de ønsker å komme i kontakt med. Med et godt utgangspunkt blir også sluttresultatet bra.

3) Kriterier for møtebookingen

Et kriterium kan være hvilken type beslutningstaker det er riktig å snakke med, eller om det er noe som skal kartlegges før det forsøkes å booke et møte. Er det for eksempel nødt til å være over X antall måneder igjen av dagens avtale for at det skal være noe poeng i å booke et møte?

4) Kvalitet over kvantitet

Husk at flere kriterier gir bedre kvalitet på møtene, men antall møter kan bli noe mindre. I Innovation Support er vi veldig opptatt av å finne en balanse på dette. Det skal være noen kriterier, men ikke så mange at det blir “umulig” å booke et møte. Husk det er en forskjell mellom å selge på telefon, og det å booke møter. Man selger normalt ikke en løsning til over 100.000,- NOK over en førstegangs telefonsamtale.

5) Rapportering

I tillegg går vi også gjennom rutiner for rapportering fra Innovation Support, samt rollefordeling når det gjelder hvem som gjør hva. Hos Innovation Support får du et dedikert team på fire personer som jobber for deg. Rollene her er kundeansvarlig, salgsleder, kvalitetsansvarlig og salgskonsulent. Sistnevnte er den som vil bruke mest tid.

6) Det praktiske

Møtet går også med til forberedelse av salgsmateriell, presentasjoner, opprettelse av mailkonto osv. Dessuten går vi gjennom forventninger til hverandre, og resultatet som skal leveres.

7) Interne forberedelser

Når dette er gjort setter Innovation Support i gang med en del interne forberedelser. Det vil si opplæring av salgskonsulent, både internt hos oss, og i samarbeid med deg som kunde. Vi gjennomfører den opplæringen som er nødvendig for at samarbeidet skal lykkes.

8) Vi begynner å ringe

Deretter begynner vi å ringe. Da kartlegger vi markedet ut fra avtalte kriterier. Vi kategoriserer samtalene hovedsakelig i fire ulike utfall: oppfyller ikke kriterier, ikke interessert, leads/oppfølginger og møter. Dette er hva vi legger i de ulike kategoriene:

Oppfyller ikke kriterier: Det kan være at selskapet er for lite, at det har gått konkurs, beslutninger blir tatt i utlandet, bedriften er en del av et konsern osv. Med andre ord er det en bedrift du ikke ønsker å ha som kunde, eller det er ikke noe poeng å bearbeide videre.

Det er vanskelig å lage en ringeliste som er 100 %, men hvis en stor del av bedriftene havner her, kan det bety at det er gjort en for dårlig jobb med listegrunnlaget.

Ikke interessert: Dette er den kategorien vi ønsker at færrest mulig skal havne i, men det vil alltid være noen som ender opp her. Realiteten er at det er få som sier de ikke er interessert, hvis vi har gjennomført en god og kvalitativ samtale. Med dette mener vi at konsulenten har fått snakket med riktig beslutningstaker, og at personen har vært i modus for å snakke med oss.

Leads/oppfølginger: Disse skal bearbeides videre, for her vises det en interesse og vi ser en mulighet på kort eller lang sikt. Det kan være at det ikke er helt riktig tidspunkt for å få inn et møte akkurat nå. Enten fra din side, eller fra kundens side. Det er da viktig å avtale oppfølging.

Møter: I de tilfellene vi får snakke med riktig person, og alt stemmer, kan vi booke et møte. Dette kan selvfølgelig skje allerede i første samtale, uten at vedkommende må gjennom flere oppfølginger.

I siste trinn tar du som kunde over videre salgsprosess. Da er det viktig at du gir oss tilbakemelding på møtene som er gjennomført, slik at vi som et team kan gjøre de justeringene som skal til for å utføre prosessen enda bedre.

Vi har også mulighet til å jobbe direkte i kundenes CRM-system (system for kundeoppfølging), men dette er valgfritt, og handler ofte om tillit. Normalt starter vi et samarbeid med å rapportere fra våres system og når resultater og tillitt er på plass går vi over til kundens CRM-system.

Har ikke kunde et system for dette bidrar vi i Innovation Support med å få på plass et. For å oppnå en treffprosent på 10-20 % (altså at 10-20 % av møtene konverteres til kunder) må det være kvalitet i alle ledd.

Du må i tillegg til selve møtebookingen ha en klar plan på hvordan gjennomføre møter, og hvordan følge opp. Innovation Support kan gjennom samarbeidspartnere også bidra med dette.

Det er en kostbar og unødvendig opplevelse å investere i møtebooking, hvis du ikke har en plan på hvordan konvertere disse møtene til kjøpende kunder. Bookede møter er ikke ferdige salg.

Det handler ikke om å selge over telefon

Det er viktig å forstå at prosessen med å skaffe leads og salgsmuligheter, ikke handler om at vi faktisk skal selge en kompleks løsning over telefon.

Som salgskonsulent må vi ha en forståelse for bedriften, og for faget dere jobber med, men det er også farlig å vite for mye.

La meg forklare: Vi ser ofte at kvaliteten og antall på salgsmuligheter kan synke, hvis den som ringer kan for mye om det de skal ringe for. Det ender ofte opp med at løsningen blir snakket for mye om på telefon, slik at det ikke blir behov for noe fysisk møte. Dette bremser opp salgsprosessen.

Vi i Innovation Support ønsker å bli målt på de casene vi fremskaffer, som fører til salg for dere. Et samarbeid med oss skal gi økonomisk gevinst over tid. Vi kan gi deg salgsmuligheter på både kort og lang sikt.