For å lykkes med møtebooking er du avhengig av at dine ansatte er både motiverte og disiplinerte – og det krever mer enn bare boller og brus.

Når vi snakker om jobben som møtebooker er det særlig én frase vi ofte gjentar: Møtebooking passer ikke for alle.

Det finnes mange kriterier for å lykkes med møtebooking, og i dette blogginnlegget vil jeg dele mine tanker om de to kanskje viktigste av dem: Motivasjon og disiplin.

Som salgsleder i Innovation Support snakker jeg ofte med selskaper som har forsøkt å gjøre møtebookingen internt, uten å lykkes, og som regel er nettopp motivasjon og disiplin årsaken til at det stopper opp.

Vi mennesker er koblet sammen slik at vi ønsker å bruke tiden vår på det vi er best på – og mange av våre kunder har derfor opplevd at møtebooking ikke nødvendigvis er en arbeidsoppgave deres ansatte ønsker å ta fatt på.

«Den store møtebookingsdagen»

Et konsept mange nok kan kjenne seg igjen i er «den store møtebookingsdagen».

Vi snakker ofte med eksterne bedrifter som har forsøkt å skaffe seg nye kunder ved å kjøre dedikerte møtebookingsdager med jevne mellomrom – fra en gang i måneden til en gang i halvåret.

Da forsøker ledelsen å motivere konsulentene sine til å kontakte potensielle kunder ved å sette frem boller, sjokolade, chips og brus, og gjøre møtebookingen mange ansatte frykter til noe gøy.

Likevel opplever de at noen av konsulentene kun ringer eksisterende kunder for å slippe å snakke med personer de ikke kjenner, noen kommer for sent, noen «må» gå tidlig og mange møter ikke opp engang.

Det eneste de alle har til felles er en god unnskyldning for ikke å plukke opp telefonen og booke møter.

Vi spiller hverandre gode

Her i Innovation Support er møtebooking hverdagen vår. Vi kan ikke diske opp med brus og boller og tjo og hei hver eneste dag – da måtte vi i så fall investert i større og mer solide kontorstoler.

Vi skal selvsagt ha det gøy på jobb, men i stedet for trivielle ytre motivasjoner har vi fokus på å finne glede og motivasjon i det å prestere – det å faktisk booke de møtene vi har satt oss mål om å booke.

Alle våre møtebookere jobber mot det samme målet, og vi har jobbet hardt for å skape en kultur der vi har fokus på å spille hverandre gode, og spre glede.

I ethvert resultatdrevet arbeidsmiljø vil det naturlig nok alltid være en viss grad av konkurranse mellom de ansatte, men det at noen lykkes skal også gi en god følelse for sidemannen.

Vanskelig å være en ensom møtebooker

Lagånd og samarbeid er en viktig motivator når du jobber med møtebooking. Jeg har sett mange eksempler der en av mine møtebookere har funnet den rette flyten etter en tung start på dagen, takket være sidemannens suksess.

Dersom du sitter alene på et lite kontor, og på egen hånd skal forsøke å booke møter for arbeidsgiveren din, får du ikke den samme driven. Det kan være vanskelig å finne motivasjonen til å kjøre på når ingen rundt deg gjør det samme som deg, og det er lett å finne unnskyldninger for å ikke ringe.

Det er tross alt mange andre arbeidsoppgaver som er mye viktigere der og da, og selv om du gjerne skulle få booket det møtet må du nesten ta tak i det først.

Da kan du fort gå en hel dag uten å booke et eneste møte, som jo faktisk er jobben din i utgangspunktet.

Les mer: Slik blir du en ekspert på å booke møter

Når motivasjonen skranter er du avhengig av disiplin

Jeg mener den beste motivasjonen for en møtebooker er tanken om å få til noe, ønsket om å nå målene du har satt deg og følelsen du sitter igjen med når du presterer godt.

Men motivasjon alene er ikke nok.

Motivasjonen din er varierende, og har du en dårlig dag kan den fort skrante. På samme måte er det lett å lene seg tilbake i stolen og si seg fornøyd, dersom du har nådd ukemålet ditt og lønnen ser respektabel ut.

Som leder kan jeg prøve å vekke motivasjonen ved å si at dagen går veldig sakte dersom du er på kontoret, men ikke gjør jobben din. Jeg kan påpeke at tiden går mye fortere hvis du står på og gir alt du kan, og minne om at det eneste du trenger for å komme i flytsonen er å booke det ene, første møtet.

Når alt kommer til alt handler det likevel om å ha disiplinen til å stå løpet ut og gjennomføre arbeidsoppgavene dine – selv på en dårlig dag.

Ha klare regler og rammer for hva som forventes

Det kreves mye disiplin for å lykkes som møtebooker, og flere av kunder oppgir nettopp mangel på den nødvendige disiplinen som en av årsakene til at de velger å outsource møtebookingen.

I Innovation Support har vi derfor klare regler og rammer når det kommer til hva som forventes av våre ansatte.

Vi har ambisiøse budsjetter, et visst antall leads som skal behandles, et visst antall møter som skal bookes og et krav om minimum antall rørløft hver dag. Og det spiller ingen rolle om du har sovet dårlig natten i forveien, om du ikke føler deg helt i form eller du bare har en dårlig dag.

Når du kommer på jobb hos Innovation Support forventes det at du er disiplinert nok til å plukke opp telefonen og booke møter.

Da er det svært verdifullt å ha et solid team i ryggen, som kan backe deg opp, motivere deg og hjelpe deg med å nå dine mål for dagen.

Se på møtebooking på samme måte som med trening

En god holdning å ha til møtebooking er å se på jobben på samme måte som med trening:

Det er sjelden gøy å trene første gang, og når det er lenge siden sist kan du bli støl og stiv i et par uker etterpå. Men dersom du holder det ved like og trener hver dag blir det mer og mer gøy, du blir sterkere og sterkere og du oppnår bedre og bedre resultater.

Derfor er det også mye lettere å skape et miljø for møtebooking der motivasjon og disiplin står i høysetet når dette er noe du gjør hver eneste dag – fremfor en gang eller to i året.

Seks tips helt på tampen

Før jeg avslutter vil jeg oppsummere med noen gode tips, som du kan følge for å skape et arbeidsmiljø som fordrer motiverte og disiplinerte møtebookere.

Dette er ting som har fungert godt for oss her i Innovation Support, og som kan gi deg et bedre utgangspunkt for å lykkes med møtebooking:

1) Skap et arbeidsmiljø der flere personer jobber med møtebooking, slik at de kan spille hverandre gode.

2) Ha tydelige regler og rammer for hva som forventes av dine møtebookere.

3) Sørg for at fokuset er rettet på den bestemte arbeidsoppgaven, og unngå multitasking.

4) Sett klare mål for økten eller dagen – og ha gjerne spesifikke mål for antar rørløft, oppfølginger og bookede møter.

5) Ha faste pausetider møtebookerne skal forholde seg til – og sørg for å gjøre noe helt annet for å få det avbrekket dere trenger. (Vi spiller ofte foosball!)

6) Premier deg selv og teamet ditt når dere presterer – men husk at anerkjennelse kan være en like god motivator som en vinflaske.