<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=138632253548384&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Møtebooking: Slik blir du en ekspert på å booke møter

Møtebooking bør fremdeles utgjøre en viktig del av ethvert selskaps markedsstrategi. Her er vår guide for å booke gode, lønnsomme møter.

Hvor stor rolle spiller god, gammeldags møtebooking i en tid der hyppige teknologiske fremskritt gir oss stadig nye måter å nå ut til kunder og forretningsforbindelser på?

For at ditt selskap skal holde seg relevant må du ha en solid tilstedeværelse i sosiale nettverk, du må ha et jevnlig oppdatert nettsted og du må levere interessant innhold for at mulige kunder skal ha en grunn til å velge nettopp deg. I tillegg bør du sende ut nyhetsbrev med jevne mellomrom, du bør ha et godt strukturert epostløp og aller helst en app som kundene dine kan bruke.

Mens denne teknologiske tidevannsbølgen slår over oss kan vi med jevne mellomrom lese om hvordan "cold calling er dødt" og at de kjente og kjære metodene for å nå ut til kunder ikke lenger fungerer. Likevel ser vi at den beste måten å bygge nye relasjoner på fremdeles er å møte prospektene dine ansikt til ansikt.

Relasjoner skapes best i personlige møter.

Men dersom tradisjonelle metoder for møtebooking ikke lenger fungerer, hvordan skal man da få på plass disse møtene? Er det virkelig slik at det er blitt helt nytteløst å plukke opp telefonen?


Vellykket møtebooking starter med en solid pipeline

Her i Innovation Support har vi spesialisert oss på nettopp det å booke møter over telefonen, og vår suksess siden oppstarten i 2011 er et håndfast bevis på at de gamle metodene fremdeles funker – så sant det gjøres riktig.

Det nytter ikke å bare kjøpe en vilkårlig liste med kontaktinformasjon og sette seg ned og ringe. Første steg for å bli en ekspert på møtebooking er å bygge en solid pipeline.

I Innovation Support følger vi en femtrinns plan for å bygge denne pipelinen. Selve møtebookingen er punkt nummer fire på denne listen (og nummer fem er overleveringen av den videre salgsprosessen til kundene våre). Men før du kommer så langt bør du gjøre følgende tre ting:


1. Definere målgruppen din


Det første du bør gjøre er å definere målgruppen din. Hva slags bedrifter ønsker du å komme i kontakt med? Hvem i organisasjonen er den rette beslutningstakeren du bør snakke med? Hvilke kriterier må oppfylles for at en bedrift kan anses som et prospekt?

Ved å svare på disse spørsmålene kan du sette sammen en relevant og målrettet ringeliste.


2. Kartlegge markedet


Når forarbeidet er gjort er det tid for å begynne å ringe prospektene. Formålet med disse samtalene er ikke å booke møter (men skulle muligheten til å booke et møte dukke opp allerede her må du selvsagt gripe den), men å kartlegge markedet ut ifra de kriteriene du har lagt til grunn – og å hente inn så mye informasjon om prospektene dine som mulig.


3. Generere leads


Etter den innledende ringerunden anbefaler vi at du deler opp prospektene dine i fire kategorier:

  • Møter
  • Leads
  • Oppfyller ikke kriterier
  • Ikke interessert


Ved å kategorisere prospektene dine på denne måten vil du få et tydelig bilde av hvilke bedrifter som er gode leads – og du kan fokusere tiden din, og ressursene dine, på å booke møter med disse.


En god måte å jobbe på for å bygge pipeline


La oss si du har definert målgruppen din, og sitter igjen med en "suspect list" med 200 bedrifter. I utgangspunktet er alle disse potensielle kunder, men en ganske stor del oppfyller ikke kriteriene og kan renses ut.

Nå sitter du kanskje igjen med 150 bedrifter – og dette er starten på en pipeline. Du vil ikke greie å booke møter med samtlige av disse nå – i første runde får du kanskje muligheten til å møte 20 beslutningstakere ansikt til ansikt. Men nettopp fordi du har satt opp en pipeline kan du sette deg et mål om å få et møte med alle 150 i løpet av for eksempel en femårsperiode.

Denne måten å jobbe på legger grunnlaget for å booke mange gode møter, og fremmer kvalitet fremfor kvantitet. Ved å følge disse trinnene vil du sitte igjen med en haug av gode leads og oppfølgninger – og jo flere leads du har, jo enklere er det å jobbe. Det er tross alt ingen som liker cold calls.

Innovation Support EY kundehistorie

Hva kjennetegner en god møtebooker?

Når forberedelsene er gjort og rammeverket er på plass er det tid for å finne den rette personen til å ta seg av din bedrifts møtebooking. En god møtebooker må ha de rette egenskapene, og den rette innstillingen, for å lykkes.

Her er egenskapene vi ser etter i våre ansatte:

  • Dedikasjon til jobben og vilje til å investere tid og innsats i oppgaven
  • Ambisiøs, målrettet og med en god mental innstilling
  • God til å planlegge, organisert og med en evne til å styre egne resultater
  • Flink til å visualisere mål
  • God til å kommunisere, stille spørsmål og lytte
  • Opptatt av å fremstå som profesjonell
  • Leter ikke etter unnskyldninger for hvorfor han eller hun ikke lykkes


Dette høres kanskje ut som egenskaper du først og fremst forbinder med en toppleder, men vi mener at gode møtebookere – som gjør jobben ordentlig og ikke er "cowboyer" – oftest har de samme gode verdiene som nettopp toppledere.

Finner du en person som innehar flere (eller alle) av disse egenskapene vil din bedrift være godt rustet for å lykkes med møtebooking.


Hva må til for å booke gode møter?


Det er én ting å ha de rette egenskapene – men du må også ha evnen til å bruke disse egenskapene i praksis. For å bli en ekspert på møtebooking er det flere ting du må tenke på:


Dediker tid og ressurser til å booke møter

Dersom du vil bli en god møtebooker må du være villig til å bruke den tiden det krever. Som vi har nevnt holder det ikke å bare sette seg ned og ringe, du må i tillegg sette av tid til planlegging og forarbeid.


Legg en klar plan for hva du ønsker å oppnå i samtalen

Kontakter du et prospekt du vet det er gode sjanser for å booke et møte med umiddelbart? Er målet ditt kun å etablere en relasjon med en mulig? Eller ønsker du å finne ut mer om bedriften slik at du kan legge frem et godt tilbud når du ringer på et senere tidspunkt?


Jobb med din mentale innstilling

Én ting vi kan slå fast med den største selvfølgelighet er at du kommer til å få mange "nei". Dette kan virke demotiverende hvis du ikke er mentalt forberedt på avslag, og derfor er det viktig å ta vare på de gode opplevelsene. Analyser gjerne samtaler der du får nei slik at du kan lære noe av hver samtale, men bygg først og fremst videre på de gode samtalene.


Husk at du styrer dine egne resultater

Alt for mange møtebookere har lett for å lete etter unnskyldninger for hvorfor de ikke lykkes. Hvis du leter etter unnskyldninger fremfor å jobbe med å bli bedre kommer du aldri til å nå målene du har satt for deg selv. Bruk heller tiden din på noe mer produktivt, som å identifisere hva du gjorde riktig og lær av dette.


Vær innstilt på at det beste tidspunktet å ringe på er det tidspunktet du ringer

Av en eller grunn har vi formet oss noen ideer om at enkelte dager og tidspunkt er bedre enn andre å ringe på. Vår erfaring er at dette ikke stemmer. Det spiller ingen rolle hvilken dag det er, om deler av landet har høstferie eller hvordvidt det er før eller etter lunsj – det eneste som teller er at du plukker opp røret og ringer.


Kjenn bransjen din

Som kundeansvarlig må du kjenne bransjen din inn og ut, og du bør i tillegg ha god innsikt i bransjen til personene du kontakter.

Typiske feil møtebookere gjør


For å bli en ekspert på møtebooking må du regne med å gjøre en rekke feil på veien. Du kommer til å gjøre tabber i enkelte samtaler, og sjansen er stor for at du rett som det er vil sitte igjen med følelsen av at "Dette møtet hadde jeg hatt, om jeg bare hadde sagt dét i stedet for dét."

Det viktigste er at du ikke gjentar elementære feil gang etter gang, eller at du rett og slett går inn i samtalene på feil grunnlag.

Her er noen av de vanligste feilene vi ser at både bedrifter og profesjonelle møtebookere ofte gjør:

  • Du setter måleparametre utelukkende ut ifra antall møter som skal bookes, uten å tenke på kvalitet og kriterier.
  • Du tenker kun ett steg av gangen, fremfor å tenke på å bygge pipeline.
  • Du leter etter unnskyldninger for hvorfor cold calling ikke fungerer, i stedet for å lære av, og bygge videre på, mislykkede samtaler.

Ved å luke ut disse typiske feilene gir du deg selv et mye bedre grunnlag for å lykkes, og du vil se at du får flere og flere gode samtaler – og flere bookede møter.

Når møtet er booket


Mange tenker at jobben er gjort så snart møtet er booket. Send over informasjonen til en salgskonsulent, len deg tilbake i stolen og gi deg selv et klapp på skulderen.

Men det er ikke slik møtebooking fungerer i den virkelige verden. En vellykket samtale er kun halve jobben, nå må du rette fokuset ditt mot en god oppfølging for å legge alt til rette for et godt møte:

  • Kvalitetssikre at møtet faktisk finner sted
  • Send ut møteinnkalling til alle parter
  • Sikre at kunden møter opp til avtalt tid
  • Forbered deg godt til selve møtet


Et avtalt møte betyr at du har fått en fot innenfor døren. Du har fått en delaksept for forslaget ditt, og nå er det din jobb å få prospektet til å se verdien i det du tilbyr. Men dette betyr også at personen i den andre enden har visse forventninger til det du har å komme med, og derfor er det alfa og omega at du stiller godt forberedt.

Dersom det ikke er deg selv som skal gjennomføre selve møte er det også viktig at du overleverer all informasjon, og legger alt til rette for personen som har i oppgave å close salget. Tenk over hva du har fått av informasjon så langt i prosessen som kan bidra til å gjøre denne oppgaven enklere for din medarbeider, og sørg for å kommunisere dette på en god måte.


Tenk langsiktig om møtebooking

Så langt har vi tatt for oss egenskapene som trengs for å lykkes med møtebooking, vi har snakket om hvordan du bygger en god pipeline, vi har påpekt typiske feil mange gjør og vi har sett på hva du bør gjøre etter at møtet er booket. Dette er alle kriterier som må oppfylles for å bli en god møtebooker – men aller viktigst er kanskje evnen til å tenke langsiktig om møtebooking.

Hvis du vil bli en ekspert på å booke møter er systemet som ligger til grunn helt avgjørende. Loggfør alle samtaler, vær nøye på å ta gode notater, samle all informasjon du klarer og bruk disse dataene for alt de er verdt. Benytt deg også gjerne av et godt CRM-verktøy.

Jo bedre du er på å utnytte informasjonen du sitter på, jo mer suksess vil du ha som møtebooker.

Fordelene med å engasjere eksterne eksperter


Dersom du følger tipsene vi har gitt deg i denne guiden vil du ha et mye bedre grunnlag når du kontakter dine prospekter for å avtale salgsmøter. Nå er det opp til deg å vurdere om dette er noe du ønsker å vie tid og ressurser til å gjøre denne jobben innad i selskapet, eller om det kan være fordelaktig å engasjere eksterne eksperter for å ta seg av oppgaven.

Her er noen av grunnene til at våre kunder har valgt å benytte seg av Innovation Supports ekspertise, fremfor å booke møter på egen hånd:

  • Møtebooking er ofte langt mer ressurskrevende enn hva folk tror. Det å booke møter kan være dyrebar tid, og dersom du som leder skal gjøre dette på egenhånd må du sette av tid og ressurser du kunne brukt på å ta fatt i andre oppgaver i den daglige driften.
  • Enkelte tror den beste løsningen er å ansette en ung student eller selger, og få han eller henne til å ringe kontinuerlig. Men husk at du også må iberegne opplæring og oppfølging, noe som kan få kostnadene til å stige raskt.
  • Interne møtebookere må ofte jobbe individuelt. Dette kan fungere i kortere perioder, men etterhvert vil du se at både resultatene og hyppigheten på samtalene synker. Å sitte alene på et "bøttekott" og drive med møtebooking er knalltøft.
  • Viktigheten av å ha et godt og målrettet miljø rundt seg er undervurdert. En møtebooker som er en del av et konkurransedrevet miljø der han omgås gode kolleger og venner er ofte bedre motivert for å levere gode tall, og vi ser at disse gjerne holder ut lenger.
  • Så sant man ikke har en knallgod møtebooker internt er det lønnsomme valget som oftest å engasjere profesjonelle aktører.
  • Lønnskostnaden til en god møtebooker er gjerne høyere enn hva du betaler for ekstern ekspertise. I tillegg kommer tiden du eller en annen leder bruker på å følge opp møtebookeren.


Før du tar en avgjørelse om hvorvidt din bedrifts møtebooking skal gjøres internt, eller settes ut til en ekstern aktør, anbefaler vi på det sterkeste at du tar deg tid til å vurdere alle kostnader en slik oppgave medfører – både økonomisk og tidsmessig.

Har du lyst til å lese om hvordan vi hjap Ernst & Young med å booke 49 kvalifiserte møter på 3 måneder? Les kundehistorien her!

Benytt deg av ekspertisen til Innovation Support


Vurderer du å hente inn ekstern hjelp for å booke gode kundemøter? Da kan vi i Innovation Support hjelpe deg!

Innovation Support spesialiserer seg på møtebooking gjennom å bygge en pipeline. Ved hjelp av en femtrinns prosess legger vi alt til rette for at du skal få nye kunder ved hjelp av møter med de rette beslutningstakerne.

Vi legger stor vekt på å være ærlige på om vi kan hjelpe våre kunder eller ei. Å samarbeide med Innovation Support skal være et enkelt regnestykke: Hva må du få ut av samarbeidet for at det skal være lønnsomt?

Denne gjennomsiktige forretningsmodellen er grunnen til at vi har hatt en jevn vekst fra dag én. Våre kunder vet at de kan stole på oss, og mange har vært med oss fra starten av. Dette har ført til en jevn vekst fra år til år – fra en omsetning på 2 millioner i 2012 til 8,1 millioner i fjor – og resulterte i at vi ble utnevnt som gasellebedrift i 2016.

Vi jobber godt med kunder som deler våre verdier om møtebooking:

  • Vi mener det er viktig å bygge en pipeline. Vi ser at enkelte som jobber med møtebooking har fokus på å booke så mange møter som mulig, men vi mener det viktigste er kvalitet. Vi booker heller 15 svært gode møter enn 25 middels gode møter.
  • Jobben vår er ikke gjort før du som kunde har tilegnet deg nye kunder. Det er jo egentlig ikke møtene i seg selv vi er ute etter, men nye betalende kunder.
  • Vi liker å jobbe med kunder som er flinke i faget sitt, slik at vi kan spille hverandre gode.


Ønsker du å benytte deg av vår ekspertise? Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat om hvordan vi kan hjelpe deg med å nå ut til nye kunder på en gode måte!

 

Møtebooking

Helge B. Johnsen

Helge er grunnlegger og daglig leder i Innovation Support. Han er analytisk, målrettet og brenner for salg B2B.

Kommentarer