En av de viktigste kvalitetene til en god møtebooker er å kunne lytte til innvendinger fra den du kontakter, og ufarliggjøre bekymringene som gjør at en kunde nøler med å takke ja til et møte.

Alle som har prøvd seg på møtebooking har hørt velkjente innvendinger som «Vi er fornøyde med den løsningen vi har i dag!», «Jeg har ikke tid nå, så send meg heller et forslag på mail!» eller enkelt og greit «Jeg er ikke interessert».

Dette er innvendinger møtebookere hører daglig, som vi er trent opp til å møte på en fornuftig og god måte, og som mer eller mindre blir rutine.

I denne artikkelen tar vi for oss de innvendingene vi «aldri» eller sjelden hører – de innvendingene som kan vippe en uerfaren møtebooker av pinnen, dersom man ikke er godt nok forberedt.

Samtlige av eksemplene under er innvendinger jeg selv, eller en av mine dyktige møtebookere, har fått på ett eller annet tidspunkt.

«Skal du ta fra jobben til kona mi?»

Dette er en typisk innvending det er lett å bli litt satt ut av, og heldigvis ikke en vi hører så ofte.

Men dersom du booker møter for et regnskapsbyrå eller lignende hender det en gang i blant at du kommer i kontakt med en daglig leder som har engasjert kona, noen andre i familien eller en kompis til å ta seg av regnskapsjobben.

Det første du må gjøre når du får en innvending av denne typen er å stille spørsmål. Dette gjør du for å kartlegge om dette kun er en flåsete avvisning, eller om det er en reell situasjon.

Deretter forklarer du rolig at du selvsagt på ingen måte skal gjøre kona arbeidsløs, og at alt du ønsker er å sette opp et møte for å diskutere de beste løsningene.

«Vi har et eget selskap i konsernet»

Når du kontakter selskaper som er del av et større konsern, er det ikke utenkelig at et av søsterselskapene deres tilbyr tjenester lignende bedriften du representerer.

Når du får en slik innvending handler det om å avklare om det likevel finnes noen muligheter, og hvorvidt det er enkelte områder der bedriften du ringer for kan utfylle leverandøren kunden allerede har.

Ikke forkast en mulig kunde umiddelbart – men still gode spørsmål for å avklare situasjonen.

«Vi har en samarbeidspartner vi bytter tjenester med»

Dette er i bunn og grunn en alternativ variant av eksempelet over. Enkelte bedrifter kan være nølende til å vurdere et bytte av leverandør, fordi de også leverer en tjeneste tilbake til leverandøren.

Det er likevel ikke sikkert at de sitter på den optimale løsningen for dem, og et samarbeid bør aldri baseres på gjensidig kjøpsplikt.

Sørg for at du viser forståelse for situasjonen, spør om det er lenge siden de sjekket markedet, og påpek at det sannsynligvis kan finnes bedre løsninger for dem.

Les også: Slik blir du en ekspert på å booke møter

«Vi har brukt samme selskap i 20 år»

Denne innvendingen er kanskje ikke så uvanlig, men vi hører den likevel såpass sjeldent at vi tar den med på listen.

Bedrifter med lange forhold til spesifikke leverandører kan ofte være skeptiske til å vurdere andre løsninger, fordi de er komfortable med det de har i dag.

Her gjelder det å vise forståelse for situasjonen, men samtidig gjøre det klart at de muligens kan få et bedre tilbud hos selskapet du representerer.

«Er det lenge siden du utfordret leverandøren din på kvalitet, pris og leveranse?

Foreslå å ta et møte for å sammenligne tjenesten de har i dag, med det ditt selskap kan levere.

«Enten får du en bekreftelse på at løsningen dere har i dag er topp, eller så ser du kanskje noen nye muligheter!»

«Jeg har skiftet jobb»

Hvis den du ringer har byttet jobb – enten som følge av omstrukturering, en forfremmelse eller skifte av selskap – kan du komme langt med å være litt nysgjerrig.

Vis interesse for kundens nye stilling, og kartlegg om han fremdeles har de samme arbeidsoppgavene. Om personen har gått til et nytt selskap kan det hende at du nettopp fikk en ny, god lead.

Hvis kunden derimot har byttet ansvarsområde innenfor samme selskap bør du alltid spørre hvem som har tatt over hans eller hennes tidligere stilling. Da får du gjerne et navn og et direktenummer, og kan ringe riktig beslutningstaker uten å måtte innom sentralbordet.

Husk også å henvise til personen som satt i stillingen tidligere når du tar kontakt med rett person – da vil du ha et langt bedre utgangspunkt i samtalen.

«Jeg ble nettopp stoppet av politiet»

Dette er nok en innvending vi veldig sjelden hører, men som du kan oppleve. Det er kanskje lett å tenke at dette kun er en dårlig unnskyldning, men husk at det også kan være en reell innvending.

Denne, og lignende innvendinger som «Nå gikk brannalarmen her», vil naturlig nok avbryte samtalen, men byr samtidig på en gyllen mulighet neste gang du ringer.

Ha en humoristisk tone, og spill på hendelsen når du ringer kunden opp igjen. Da vil du automatisk få i gang praten.

«Du, vi snakket jo på telefonen tidligere i dag, men så ble du stoppet av politiet.»

«Jeg sitter hos frisøren»

Det finnes nærmest et uendelig antall innvendinger som går på at kunden ikke har tid eller mulighet til å prate. Her er noen eksempler vi hører fra tid til annen:

• Jeg sitter hos frisøren
• Jeg står på flyplassen
• Jeg er på ferie
• Jeg venter på en annen telefon

Når du får slike innvendinger er viktig at du husker at dette ikke er en salgssamtale, og at du gjør dette tydelig også for kunden. Alt du trenger er et minutt eller to for å avtale et møte.

Ufarliggjør situasjonen, gi kunden en overkommelig tidsramme på samtalen og bruk gjerne litt humor.

I slike situasjoner vil kunden trolig ikke ha kalenderen sin foran seg, men heller ikke dette bør være noen hindring.  Spesifiser en mulig dato, ukedag og tidspunkt, og be kunden ta kontakt dersom det skulle vise seg at dette ikke passer likevel.

Her er det særdeles viktig å sikre at kunden forplikter seg til et møte. Gi beskjed om at du sender en møteinnkalling, og sørg for å følge opp møtet i etterkant.

«Jeg er på sykehuset akkurat nå»

Denne siste kategorien med innvendinger er situasjoner der du bør være litt forsiktig. Om personen du ringer er på sykehus, på vei til en begravelse eller lignende er det viktig å ikke pushe dem til å slå av en prat der og da.

Vi prater i blant med beslutningstakere som befinner seg på sykehuset, men da er det alltid på kundens initiativ – og ikke vårt.

Vær forståelsesfull, vis respekt og spør om et bedre tidspunkt å ringe tilbake på.

De viktigste tingene å tenke på:

• Lytt til kunden.
  Uansett hva slags innvending du får er det det viktigste du gjør å lytte til kunden. Får å kunne gi gode svar må du identifisere og forstå hvor skoen trykker.

• En innvending er ikke det samme som et nei.
  Som oftest skyldes innvendinger at den snakker med har spørsmål de ønsker svar på, eller er litt usikre på hva de kan få ut av å ta et møte.

• Du har ikke dårlig tid på deg til å svare.
  Du kan helt fint bruke noen ekstra sekunder på å formulere et godt svar, som ufarliggjør kundens bekymring.

• Speil kunden.
  Er tonen i samtalen spøkefull og lattermild, eller er den mer alvorlig og rett på sak?

• Vær empatisk.
  Når en kunde kommer med en innvending må du vise at du forstår bekymringen eller utfordringen, og ufarliggjøre det å takke ja til et møte.

• Bruk innvendingene til din fordel.
  Den du snakker med trenger ikke å ha kalenderen foran seg for å takke ja til et møte. Hvis kunden er på ferie eller hos frisøren kan du avtale et møte, og be ham eller henne om å kontakte deg dersom de har behov for å finne et nytt tidspunkt.
• Noter innvendingene slik at du kan spille på dem i neste samtale.
  Hvis en samtale blir avbrutt, for eksempel fordi brannalarmen går, har du en perfekt mulighet til å starte samtalen på en humørfylt og lystbetont måte neste gang du ringer.
• Noter hvor langt du kom i pitchen.
  Når du ringer opp en kunde du har snakket med tidligere er det sjelden behov for å begynne fra starten av. Spill på tilliten du allerede har bygget opp, og gå kjapt på closing. 
  

Har du noen spørsmål om møtebooking eller trenger du kanskje hjelp til å lykkes med møtebookingen i din bedrift? Kontakt oss for en inspirerende og uforpliktende prat!