innovationsupport-logo-01
Meny
Møtebooking

10 punkter du bør følge for å kvalitetssikre møtene du booker

Å booke et møte er kun halve jobben til en god møtebooker. Det er minst like viktig å kvalitetssikre at møtet faktisk blir gjennomført.

Hva er viktigst for deg som møtebooker? At du får booket så mange møter som mulig, på kortest mulig tid, eller at du booker kvalifiserte møter som faktisk blir gjennomført?

I Innovation Support har fokuset alltid vært på sistnevnte. Det viktigste for våre kunder er at møtene vi booker blir gjennomført til avtalt tid og sted på første forsøk – uten for mange flyttinger og avlysninger.

Derfor er kvalitetssikring av alle møter vi booker en viktig del av arbeidsdagen vår.

 

Slik kvalitetssikrer du møter

Som kvalitetsansvarlig er det min oppgave å lære opp nye ansatte i vår tilnærming til møtebooking, med fokus på kvalitet og å sørge for at alle våre konsulenter har strukturen og verktøyene de trenger for å kvalitetssikre møtene de booker.

Vi skiller oss ikke ut ved å levere flere møter enn konkurrentene våre, men ved å levere den beste kvaliteten.

For oss handler det om å ha en solid struktur på måten vi gjør ting på, slik at våre kunder opplever prosessen på lik måte hver gang.

I dette innlegget deler jeg 10 viktige punkter alle våre møtebookere følger – og som vil hjelpe deg med å sikre at langt flere av møtene du booker blir gjennomført.

Outsourcing av møtebooking guide

1. Sørg for at alle prospekter er relevante å møte

Det første du bør gjøre når du skal kvalitetssikre møter er å bekrefte at personen og selskapet du booker et møte med er verdt å bruke tiden din på. En stor del av denne jobben gjøres i prospekteringsfasen, men det kan også dukke opp ting underveis i samtalen.

Sørg for at den du ringer møter kriteriene du har satt deg på forhånd, og faktisk har mulighet og kapasitet til å kjøpe varen eller tjenesten du selger.

Hvis du booker møter som er utenfor målgruppen din, og ikke oppfyller kriteriene, vil du trolig få en god del avlysninger i etterkant, fordi kunden i etterkant ser at det du tilbyr ikke er relevant for ham.

En annen mulighet er at du selv innser selv at dette møtet ikke vil være relevant. Da har du valget mellom å dra i et meningsløst møte, eller avlyse møtet. Uansett har du kastet bort tid.

 

2. Verifiser viktig informasjon

På slutten av samtalen, etter at møtet er booket, må du alltid huske å verifisere viktig informasjon for å kvalitetssikre at møtet blir gjennomført på rett sted og til rett tid.

Her er fire ting du alltid bør verifisere:

  • Adresse: For å forsikre deg om at du dukker opp på rett sted.
  • Telefonnummer: Et direktenummer du kan ringe for å følge opp en avtale, purre på et møte eller hvis du ikke finner frem til møtestedet.
  • Epost: For å sende møteinnkaling og eventuell ekstra informasjon.
  • Dato og tidspunkt: For å gjøre det 100 prosent klart både for deg selv og kunden når møtet skal finne sted.

 

3. Still kartleggingsspørsmål 

Når møtet er booket, og tid og sted er bekreftet, trenger du ikke stresse for å avslutte samtalen så raskt som mulig. Nå er dere blitt «kompiser», og dette er det perfekte tidspunktet for å stille viktige kartleggingsspørsmål.

Ved å spørre de rette spørsmålene kan du innhente viktig informasjon, men også avdekke om dette er den riktige kunden for deg og ditt selskap.

Dette er et godt hjelpemiddel for å avdekke om møtet er hensiktsmessig å gjennomføre. I tillegg vil kunden sette pris på at du ønsker å forberede deg godt.

Les: Denne mentale øvelsen kan gjøre deg til en bedre møtebooker 

 

4. Ikke book møtet for langt frem i tid

Jo lenger frem i tid du avtaler et møte, jo større er sjansen for at det blir avlyst. Avtaler du et møte om to måneder vil den du har pratet med ofte ha glemt hva det gjaldt. De ser et møte de ikke husker i kalenderen, tenker at «Det her gidder jeg ikke!» og avlyser. 

Styr i stedet avtalen mot et møte neste uke, eller den påfølgende uken.

Prøv så godt det lar seg gjøre å unngå å booke møter mer enn en måned frem i tid. Da er det en mye mindre sjanse for at det dukker opp noe kunder anser som viktigere.

Dersom eneste mulighet er å booke et møte en måned frem i tid er det viktig at du følger opp med en telefon når møtet nærmer seg, for å minne kunden på hva det dreier seg om og styrke møtet.

Les også: Slik blir du en ekspert på å booke møter

 

5. Send møteinnkalling umiddelbart

Husk at alle møter du booker er ferskvare. Du øker sjansene dine for å få gjennomført møtet betraktelig ved å sende ut en møteinnkalling umiddelbart etter at avtalen er inngått.

Hvis du får sendt ut møteinnkallingen mens kunden sitter ved PCen trykker de som oftest «godkjenn» – og da er avtalen spikret!

 

6. Sørg for at møteinnkallingen er relevant og konkret

Får du ofte møteinnkallinger der det bare står hvem du skal møte og hvor det er? Har det i såfall hendt at du ikke husker helt hva møtet dreier seg om?

Møteinnkallingen du sender ut skal alltid være relevant og konkret – og med en skreddersydd tittel og agenda. 

Se på møteinnkallingen som en post du sender direkte i kundens kalender. Tittelen kan være forholdsvis standardisert, men sørg for å alltid legge ved en punktvis agenda som tar for seg, helt konkret, hva dere skal gå gjennom på møtet.

Og husk at det aldri skader å legge ved noen høflighetsfraser. «Takk for at du vil møte meg», «Jeg sender som avtalt en møteinnkalling» og «Jeg ser frem til møtet vårt» er vanlige fraser å bruke.

 

7. Skriv et referat av samtalen

Skriv alltid et kort referat av alle samtaler som ender med et møte. Det viktigste å få med i dette referatet er hvorfor kunden sa ja og svarene på kartleggingsspørsmålene du har stilt. Alt fra veibeskrivelser til notater om komplekse løsninger kunden har fra før kan være nyttig informasjon å skrive ned.

Et godt referat er viktig av flere grunner:

  • Dersom det kommer en avlysning vet du hvorfor kunden sa ja i utgangspunktet.
  • Du kan bruke informasjonen når du ringer en kunde som har glemt møtet.
  • Det er nyttig informasjon å ha med seg inn i selve møtet.

Referatet er ene og alene til eget bruk – og er et nyttig verktøy når du skal forberede deg. Det er spesielt viktig når møtebookingen er blitt outsourcet, og det ikke er du personlig som skal gjennomføre møtet.

 

Outsourcing av møtebooking guide

 

8. Følg opp møter som venter på godkjenning

Det er ikke alltid møteinnkallingen du sender ut blir godkjent umiddelbart. Hvis du ikke får svar i løpet av et par dager er det lurt å ringe opp kunden for å bekrefte at de har mottatt den.

Spør om de har fått innkallingen, og kunden vil som oftest svare ja. Da er det bare å spørre om de kan godkjenne den, slik at dere begge har avtalen liggende i kalenderen. Så slipper du også å måtte gå inn og forsvare møtet på nytt.

Hvis du har booket møtet litt langt frem i tid lønner det seg å ta en telefon et par dager i forveien – enten møteinnkallingen er godkjent eller ei. Si for eksempel at du ringer for å dobbeltsjekke adressen, og still gjerne et nytt kartleggingsspørsmål eller to.

Svarene du får er ikke nødvendigvis så viktige, men du øker sjansen for at møtet blir gjennomført – og at kunden ikke avlyser i siste liten.

 

9. Når en avlysning kommer - ring kunden med én gang

Selv verdens beste møtebooker kommer ikke unna at møter blir avlyst i ny og ne. Når dette skjer er det viktig at du ringer kunden opp med en gang, slik at du kan prøve å avtale et nytt tidspunkt. Av og til vil det selvsagt skje at du ikke lykkes med å booke et nytt tidspunkt, men det viktigste er at du plukker opp telefonen og prøver.

Og her er en viktig presisering: Plukk opp røret og ring! Ikke send epost!

Det kan være ubehagelig å ringe noen som nettopp har avvist deg, men som regel er det som sagt noe så enkelt som at det har skjedd endringer i kundens planer og at tidspunkt derfor ikke lenger passer.

Uansett er det mye lettere å avtale et nytt tidspunkt over telefonen. En epost er lett å overse, og når du sender en post, og fremdeles ikke får svar, er det lett å gi opp. Da mister du møtet.

 

10. Fikk du ikke avtalt nytt tidspunkt? Sett en ny oppfølgingsdato!

Selv om du ikke greier å få på plass et nytt møtetidspunkt er det ikke dermed sagt at det er på tide å gi opp. Hvis du har gjort en bedømming på at dette er en relevant kunde for deg og ditt selskap bør du i stedet avtale en tid du kan ringe tilbake på.

Dette kan være om én måned eller et halvt år, men spør kunden om når han har mulighet. Hvis han svarer at han ikke kan prioritere deg de neste tre månedene respekterer du det – og så ringer du ham opp igjen tre måneder senere.

Husk at et avlyst møte ikke er et nederlag, men en lead – og en veldig sterk lead. Dette er en person du allerede har en relasjon med, du har avtalt et møte tidligere og du har fått en begrunnelse på hvorfor møtet ble avlyst.

Dette er informasjon du kan bruke når du ringer opp ved en senere anledning. Det er tross alt mye enklere å kontakte personer du har snakket med tidligere enn å sitte og ringe kaldt. Dersom du har gode rutiner på å følge opp leads kan du få inn mange enkle møter ved en senere anledning.

 

Min garanti til deg

Disse 10 tipsene som jeg har ledet deg gjennom ovenfor utgjør en viktig del av vår mentalitet når det kommer til møtebooking her i Innovation Support.

Ved å jobbe systematisk på denne måten forsikrer vi oss om at vi alltid kan levere avtalt antall møter til våre kunder – og mye viktigere: Antall gjennomførte møter. Det gjør at vi har mange fornøyde kunder som velger oss for å booke møter, gang etter gang.

Ved å følge disse tipsene vil du:

  • Få gjennomført flere møter
  • Få mer ut av tiden du bruker på å booke møter
  • Bruke mindre tid pr. gjennomførte møte
  • Spare tid på prosjektering ved å ringe kunder som tidligere har avlyst
  • Komme forberedt til møtene du har booket


Enkelt og greit: Hvis du følger denne oppskriften garanterer jeg at du på sikt får gjennomført MER enn 90 prosent av møtene du booker! 

Tord har hatt flere operative salgsjobber gjennom årene og jobber nå som kvalitetsansvarlig i Innovation Support AS, noe som vil si at han er ansvarlig for kvalitet, rapportering og leveranse ut til alle våre kunder.

tord@innovationsupport.no

Motta vårt ukentlige nyhetsbrev om møtebooking og B2B-salg

For å kunne sende deg e-post må vi lagre informasjon om deg. Les mer i vår personvernerklæring

care_norway
Gaselle 2016-2020 nummer 2

+47 970 05 750
kontakt@innovationsupport.no

Nydalsveien 36B,
0484 Oslo

Innovation Support AS
Org. nr: 998077028