KPI eller Key Performance Indicator kan betraktes som nøkkeltall man bruker når man skal evaluere hvorvidt et mål er nådd. Du kan også se på det som kvantitative mål på arbeid og prestasjoner over tid. Det er helt essensielt å benytte seg av KPI-er innen møtebooking. 

Det å ha KPI-er kan gjøre det enklere for bedriften å ta gode, faktabaserte beslutninger. Du kan blant annet identifisere hvilke tiltak som er effektive, og hvilke som ikke er det. På den måten kan man kvitte seg med de rutinene som ikke tilfører bedriften verdi.

For bedrifter som driver med B2B-salg, kan KPI-er gi innsyn i hvor effektivt man jobber med prospektering og møtebooking. Mange salgsteam har egne KPI-er som blir evaluert på jevnlig basis. Dette kan være et nyttig hjelpemiddel som lar en effektivisere arbeidshverdagen.

Det som kanskje er mest utfordrende, er å vite hvilke KPI-er man skal fokusere på. Ved å se på noen KPI-eksempler, kan du få en viss oversikt over nettopp dette.

Velg KPI-er som er relevante for bedriften

En grei tommelfingerregel, er at KPI-ene bedriften velger måler effekten av spesifikke aktiviteter opp mot selskapets overordnede mål. Det kan for eksempel være snakk om å redusere bedriftens kostnader, øke inntekten eller å oppnå mer tilfredse kunder.

Ved å ta utgangspunkt i bedriftens kritiske forretningsmål, kan du sørge for å finne relevante KPI-er. Det er lurt å spørre seg selv hvorvidt det påvirker bedriften om indikatoren går mye ned (eller opp). Om svaret er nei, er det best å velge en annen KPI.

Les: Slik velger du de «riktige» KPI-ene for din salgsprosess

Er KPI-er relevante for prospektering og møtebooking?

Ja, i aller høyeste grad. Prospektering handler om å finne relevante prospekter, altså potensielle kunder som kan kontaktes. Møtebooking handler om å booke møter med prospektene, slik at salgsavdelingen får møter av høy kvalitet. 

Prospektering og møtebooking er med andre ord en viktig del av salgsprosessen for mange bedrifter. Det betyr også at det kan være nyttig med KPI-er, slik at man kan evaluere hvorvidt målene nås. Om man ikke når målene, tyder det på at noe bør endres på.

KPI-eksempler for møtebooking og prospektering

Ønsker bedriften din å benytte seg av møtebooking? Da kan det være veldig nyttig å implementere noen KPI-er for de som arbeider med prospektering og møtebooking. Her er noen eksempler:

• Kostnad for innhenting av nye kunder
• Antall salgsmøter som bookes og avholdes
• Antall samtaler på telefon og e-post
• Hitrate
• Antall nye bedrifter eller kontakter registrert per dag
• Antall salgskvalifiserende hendelser

Ovennevnte KPI-eksempler gjør det blant annet mulig å spore oppnåelsene til de som jobber med prospektering og møtebooking. Det kan være spesielt nyttig å tenke over antall salgsmøter som bookes, og andelen av disse som faktisk avholdes.

Husk likevel på at KPI-er kan gi ansatte følelsen av å nærmest bli overvåket. Av den grunn er det viktig å få frem formålet med målingene. KPI-er skal som regel ikke brukes til å «ta» noen, men å skape muligheter for forbedrede rutiner.

KPI-er er også relevant ved salg

I enkelte bedrifter er det selgerne selv som er ansvarlige for både prospektering, møtebooking og gjennomføring av salgsmøter. I så fall kan det også være nyttig å implementere andre KPI-er. Her er noen eksempler:

• Andel møter som fører til konvertering (hit rate)
• Lengde på salgssyklus
• Gjennomsnittlig størrelse på avtalene

Oppdager du for eksempel at salgssyklusen er for lang, gjelder det å endre arbeidsmetodikk. Her gjelder det blant annet å fokusere på timing. Når er det mest optimale tidspunktet for salg? Dette kan variere med både årstid og prospektets økonomi.

Velg kun noen få KPI-er

Enten det er snakk om KPI-er for møtebooking eller andre aktiviteter, er det viktig å velge KPI-er med omhu. Mange gjør den feilen at de måler «alt». Gjør du det, blir det vanskeligere å holde fokus. Det blir kort og godt for mange baller i luften på en gang.

Forsøk heller å velge noen få og konkrete KPI-er som er relevante for selskapets mest kritiske målsetninger. Generelt sett bør man ikke ha mer enn maksimalt sju KPI-er. Ofte holder det med fem eller færre.

Tiltak når resultatene av møtebookingsarbeidet er for dårlige

Sliter bedriften din med lav hitrate ved møtebooking? Dette er en viktig KPI for mange bedrifter som arbeider med booking av møter. Dersom et gitt antall samtaler fører til få eller ingen salgsmøter, tyder dette på at noe kan forbedres. 

For noen kan det hjelpe å implementere nye og bedre verktøy. Det finnes blant annet prospekteringsverktøy som lar en finne relevante prospekter. På den måten kan man hente ut gode ringelister og enklere lykkes med møtebooking.

Om du har interne møtebookere, vil resultatene kanskje bli bedre med tiden. Husk at øvelse gjør mester. Samtidig bør du være obs på hvem du ansetter som møtebookere. Det er blant annet viktig at en møtebooker er strukturert.

Les: Dette er egenskapene du bør se etter når du skal rekruttere en god møtebooker

Trenger bedriften din hjelp med møtebooking?

Et annet tiltak som kan være nyttig, er å få hjelp til møtebooking fra eksternt hold. I mange bedrifter tar selgerne seg av både prospektering og møtebooking. Husk imidlertid på at selgerens oppgave først og fremst er å selge.

Ved å la Innovation Support ta seg av prospektering og møtebooking, kan selgerne dine fokusere på jobben de gjør best. I mellomtiden kan du føle deg trygg på at vi booker møter av høy kvalitet. På den måten kan bedriften din enklere nå målene som er satt.

Vi benytter oss selv av KPI-er når vi jobber, nettopp for å hele tiden ha mulighet til å forbedre oss. Dette har ført til optimaliserte arbeidsrutiner, og ikke minst – gode resultater for kundene våre.