Det å mestre møtebooking er en kunst. For mange bedrifter er målet å oppnå et gitt antall telefonsamtaler og bookede møter per dag. Kjenner du deg igjen? I så fall kan det være lurt å endre strategi. Innen møtebooking bør nemlig kvalitet trumfe kvantitet.

Om bedriften gjennomfører 200 samtaler på en dag og ender opp med 20 bookede møter, er dette vel og bra. Det kan likevel være greit å tenke over kvaliteten på disse møtene. Er prospektet motivert og informert i stor nok grad?

Ved å legge mer tid og arbeid i forkant av samtalene, kan du kanskje nøye deg med å ringe til færre – og likevel skaffe flere kvalitetsmøter. Dette forutsetter imidlertid at du vet hvordan du går frem.

Bli kjent med tjenesten eller produktet

Skal du lykkes med å booke møter av høy kvalitet, er det viktig å ha tilstrekkelig kunnskap om produktet eller tjenesten. Som møtebooker er ikke jobben din å selge, men du bør likevel ha oversikt over hvilke behov produktet dekker.

Når du har svaret på dette, vil det også bli enklere å forstå hvem som kan ha bruk for produktet. Det er enklere å overbevise noen om å delta på et møte dersom du har innsikt i det som skal selges. 

Les: Slik blir Innovation Support kjent med dine produkter og tjenester

Grundig prospektering i forkant

Møtebookere bruker ofte ringelister av dårlig kvalitet. Det å ringe til en lang liste med kalde prospekter kan være både demotiverende og tungvint. Tidsbruken blir også mindre effektiv, og man ender opp med få møter.

Ved hjelp av smarte prospekteringsverktøy kan man hente ut lister av høy kvalitet. En liste med 50 høyst relevante beslutningstakere, er ofte langt mer verdifull enn 400 mer eller mindre tilfeldige navn.

Prospektering handler blant annet om å kartlegge hvem bedriftens målgruppe er, og hvor de holder til. Demografisk informasjon som antall ansatte, omsetning, bransje og lokalitet kan være nyttig å ta hensyn til.

Med et smart verktøy trenger dessuten ikke denne jobben å være spesielt vanskelig eller tidkrevende.

Les: Prospektering: Hvordan forstå din målgruppe?

Test ut og analyser samtaler 

For å sikre høyest mulig kvalitet i møtebookingen, er det blant annet viktig med testing og analyse. Det kan lønne seg å ringe til bedrifter i målgruppen over et par dager. Deretter kan man ta en pause, slik at man får tid til å analysere samtalene.

Hva kan endres? Hvilke innvendinger og spørsmål kommer de potensielle kundene med? Det bør blant annet utvikles en innvendingsbank, slik at møtebookeren har svarene klare. 

Gjør research for potensielle kunder

Om det blir stilt spørsmål møtebookeren ikke kan besvare, er det greit å fortelle at man ikke vet svaret til kunden. Istedenfor kan man fortelle at man skal forhøre seg med de riktige personene i firmaet. Deretter kan man ringe tilbake.

Det er viktig å ta seg god tid, og gi potensielle kunder svar på det de vil vite. Haster man seg gjennom samtalene, kan man gå glipp av mange muligheter.

Rapporter på alle samtaler 

Mange møtebookere ender opp med å kun rapportere på prospektene de booker møter med. Om du får booket 20 møter etter å ha ringt til 200 potensielle kunder, blir de resterende 180 samtalene som regel glemt.

Dette kan føre til at man ikke har oversikt over prospektene man ikke lyktes å booke møter med i første omgang. Ved å rapportere alle samtalene – inkludert de som sier nei – får du oversikten du trenger. 

Dette gjør det også mulig å kontakte potensielle kunder på nytt ved en senere anledning. Om du er heldig, kan du booke et møte med de som sa nei neste gang du ringer. Husk at mye kan ha skjedd på noen måneder eller år, og at kundens behov kan endre seg.

Vi kan ikke ignorere kvantitet helt

Vårt mantra er at kvalitet er viktigere enn kvantitet når det er snakk om møtebooking. Samtidig kan vi ikke glemme at kvantitet også er en viktig faktor. Skal man sikre kvalitetsmøter, må man naturligvis ha tilgang på nok data og telefonnumre.

En møtebooker som er veldig aktiv og fokusert på kvantitet, kan også klare å skape mange muligheter. Det er med andre ord viktig å finne en gunstig balanse. Kvalitet er imidlertid noe møtebookeren alltid bør ha i bakhodet. 

Skaper et godt utgangspunkt 

Den kanskje viktigste grunnen til at møtebooking av høy kvalitet er så viktig, er at selgerne får snakke med velinformerte beslutningstakere. I mange tilfeller er den potensielle kunden også mer motivert, sammenlignet med om fokuset er kvantitativt.

Møtebooking med kvalitetsfokus danner grunnlaget for godt salgsarbeid videre. Til syvende og sist er det dette som fører til salg og inntekt for de fleste bedrifter. 

Trenger du hjelp med møtebooking? Vi i Innovation Support booker kvalitetsmøter for bedriften din. Vi sørger for grundig forarbeid, og rapporterer i tillegg på alle samtaler. På den måten kan selgerne se frem til beslutningstakere som er motiverte for et møte.