Som møtebooker kan du ikke forvente at alle svarer ja første gang du kontakter dem. Hvorvidt du får booket et møte avhenger ofte av hvor god du er på følge opp samtalen.

Som møtebooker er drømmescenarioet å snakke med en beslutningstaker som er interessert og engasjert, og som ser verdien i løsningen du presenterer, hver eneste gang du plukker opp røret.

Realiteten er at du oftere enn ikke vil bli møtt med et «nei takk».

I dagens marked er kjøpsreisen langt mer kompleks enn den var for bare 10 år siden. Den går ikke i en rett linje fra A til B, og som oftest kreves det at du har flere kontaktpunkter med den potensielle kunden for å bygge opp tillit og kjemi.

Som møtebooker er det derfor viktigere enn noen gang å ha gode retningslinjer og rutiner for hvordan du skal følge opp alle de som svarer nei første gang du kontakter dem

Er det et reelt nei?

I dette blogginnlegget vil jeg først og fremst ta for meg hvordan vi her i Innovation Support jobber for å følge opp samtaler der vi har fått et nei – men før vi kommer så langt er det et spørsmål som alltid må besvares allerede mens samtalen pågår:

Er avslaget du får et reelt nei

Det er flere måter å se et «nei» på. Mange beslutningstakere ønsker ikke å bruke tid på å snakke med selgere, og fordi det ikke alltid er lett å skille mellom en selger og en møtebooker, sier mange nei før du i det hele tatt har rukket å presentere løsningen eller produktet du ønsker å snakke om.

Dette er et typisk eksempel på en refleksinnvending (og ikke et reelt nei) som det er fullt mulig å vri om til et ja i løpet samtalen.

Du må også ta høyde for at personen du kontakter ikke har tid eller mulighet til å prate der og da. Da er det bare å legge seg flat, vise forståelse og spørre når du kan ringe tilbake

Har rett person sagt nei

Før du godtar et avslag må du i tillegg forsikre deg om at det er rett person som sier nei.

Sentralbordet, en sekretær eller en assistent tar ikke avgjørelsen på hvorvidt en daglig leder er interessert i et møte, og et nei er ikke et nei før det kommer fra den rette beslutningstakeren.D

Dersom du får avslag før du kommer frem til riktig beslutningstaker bør du med andre ord lete etter en måte du kan komme i direkte kontakt med rett person på, fremfor å legge den potensielle kunden i «ikke interessert»-bunken.

Godta et gyldig nei - men legg til rette for nye kontaktpunkter

Dersom du har hatt en kvalifisert samtale med rett beslutningstaker, gjort en god analyse av deres situasjon og behov, presentert løsningen og selskapet du representerer, pitchet et møte og taklet innvendinger på en god måte, og du deretter får et nei, er dette å anse som et reelt og gyldig nei.

Men det betyr likevel ikke at det er et permanent nei.

På dette tidspunktet i samtalen er det viktig at du ikke går i fella og blir masete og påtrengende. I stedet for å pushe på for å få på plass et møte der og da, kan det i stedet være smart å tenke litt langsiktig.

Kartlegg hvorfor de svarer nei på en høflig og profesjonell måte, og kom med forslag til når det kan være relevant for deg å kontakte dem igjen.

Tenk også på å skape nye kontaktpunkter, og be om tillatelse til å sende dem et informasjonsbrev, melde dem på nyhetsbrevet deres eller sende en lenke til et relevant blogginlegg på nettsiden deres.

Bygg en solid pipeline

Uavhengig av om kunden svarer ja eller nei til et møte er det din jobb som møtebooker å sørge for at personen du snakker med sitter igjen med en god opplevelse, et godt inntrykk av selskapet du representerer og at han tar med seg noe av verdi fra samtalen.

Får du til dette skaper du en kjemi mellom dere, og det blir automatisk en bedre tone i samtalen når du ringer tilbake om seks måneder eller et år.

Denne tankegangen er en av hjørnesteinene i det som skiller Innovation Support fra mange av de andre aktørene på markedet: Et dedikert fokus på å hele tiden bygge en solid pipeline.

Vi driver ikke bare med møtebooking – vi jobber systematisert for å kartlegge markedet, generere en jevn strøm av nye leads og følge opp de potensielle kunder vi allerede har vært i kontakt med.

Det er tross alt ikke uvanlig at kunder svarer nei første gang du ringer dem, men vi skal hele tiden lede dem ett steg videre i kjøpsreisen.

Ta gode notater

En av de viktigste oppgavene for å sikre god oppfølging av alle du snakker med på telefonen gjøres etter at samtalen er over.

Det er viktig å alltid skrive gode, gjennomgående notater fra samtalen, slik at du har all nødvendig informasjon lett tilgjengelig neste gang du tar kontakt.

Disse notatene bør blant annet inneholde:

Innovation Support kategoriserer vi i tillegg alle potensielle kunder vi snakker med, slik at vi vet hvor varm en lead er. Vi benytter oss av fire kategorier:

1. Kunden kontaktes innen tre måneder
2. Kunden kontaktes innen seks måneder
3. Kunden kontaktes innen ett år
4. Kunden er ikke interessert pr. dags dato, men du har hatt en kvalifisert samtale.

Vi forsøker alltid å plassere så få kunder som mulig i kategori 4, da dette er kunder som i utgangspunktet ikke er interessert, men i enkelte tilfeller kan det likevel være smart å ha de i systemet. Du vet aldri når situasjonen deres kan endre seg.

Ikke la kunden gå i glemmeboka

Den største tabben du kan gjøre som møtebooker er å la kundene som har sagt nei gå i glemmeboka.

Husk at et nei som oftest ikke er permanent! Hvis du kontakter et prospekt kun én gang, får et nei og aldri følger dem opp et senere tidspunkt, har du muligens mistet en verdifull fremtidig kunde.

Samtalen trenger ikke være over umiddelbart etter at du får et avslag. Bruk i stedet litt tid, still åpne spørsmål og legg alt til rette for å ta kontakt på nytt når et møte kan være mer aktuelt.

Den viktigste egenskapen å ha i slike situasjoner er disiplin – uansett hvor mange avslag du får må du bare fortsette å plukke opp røret.

Har du noen spørsmål om møtebooking? Kontakt oss for en inspirerende og uforpliktende prat!