innovationsupport-logo-01
Meny
Møtebooking

Møtebooking: Hvordan kommer du deg forbi sentralbordet?

Når du ikke har et direktenummer til rett beslutningstaker er sentralbordet i bedriften som oftest ditt første kontaktpunkt. Det kan enten være et hinder – eller et nyttig hjelpemiddel.

Hver gang en møtebooker plukker opp telefonen for å booke et møte er målet å snakke med den rette beslutningstakeren – enten dette er en salgssjef, markedssjef, økonomisjef eller daglig leder.

Det hender likevel ofte at du ikke har et direktenummer til denne personen, og rett som det er har du ikke engang et navn, men kun en stillingstittel, å forholde deg til. Da er den enkleste løsningen som regel å ringe bedriftens sentralbord og be om å bli satt over.

Utfordringen er at de ansatte ved sentralbordet ofte er drillet i å sile ut samtaler, og ikke alle er like villige til å koble deg videre.

I denne artikkelen tar vi for oss hvordan du som møtebooker håndterer sentralbordet på best mulig måte – slik at du oftere når frem til rett person.

 

Unngå den vanligste feilen

Vi begynner med det viktigste: Aldri pitch et møte til en ansatt på sentralbordet!

Dette er en felle mange møtebookere går i. Det er lett å tenke at du helt sikkert vil bli satt over til rett person, dersom du bare greier å overbevise den hyggelige personen på sentralbordet om at et møte vil ha stor verdi for bedriften.

I realiteten kaster du bare bort verdifull tid på å overbevise en person som ikke har noen ting å gjøre med den faktiske beslutningen.

Du kan selvsagt forklare kort hvorfor du ringer, men du skal aldri gå i dybden og forsøke å selge deg inn.

Les også: Den moderne møtebookerens anatomi [Infografikk]

 

Tenk over hvordan du ordlegger deg

Én ting vi lærer våre møtebookere er å tenke på hvordan de etterspør beslutningstakeren de skal ha tak i. Vi spør for eksempel aldri:

«Kan jeg få snakke med Ola Nordmann?»

I stedet ordlegger vi oss på en liten annen måte:

«Jeg skulle gjerne ha pratet med Ola Nordmann. Vet du om han er tilgjengelig for øyeblikket?»

Dette forutsetter selvsagt at du vet nøyaktig hvem du skal snakke med – fortrinnsvis et navn, men i verste fall en spesifikk stillingstittel.

Les også: De beste spørsmålene å stille når du skal booke møter av høy kvalitet

 

Vær ærlig, men kortfattet

Det første spørsmålet du alltid vil få fra personen på sentralbordet er: «Hva gjelder det?».

Mitt beste tips her er enkelt og greit å svare ærlig. Du ringer for å booke et møte, og mer enn det trenger du ikke nødvendigvis å si.

Dersom du snakker med noen som er godt drillet i å sile ut samtaler kan det hende du får spørsmål om hvorvidt det dreier seg om et avtalt møte, eller et møte du ønsker å avtale. Igjen lønner det seg å svare ærlig.

Ofte er dette nok til at du blir koblet videre til den du ønsker å snakke med.

Outsourcing av møtebooking guide

Spør om hjelp

Det finnes selvsagt alltid mer enn én måte å løse en utfordring på, og håndteringen av sentralbord er intet unntak.

I stedet for fremgangsmåten jeg beskriver over kan du velge en helt annen metode: Å spørre om hjelp.

Til syvende og sist er de aller fleste ansatte ved et sentralbord ute etter å koble rett person til rett sak, og som alle andre setter de pris på å føle seg nyttige.

Derfor kan det ofte være hensiktsmessig å bruke en inngang som denne:

«Hei, mitt navn er Morten Møtebooker. Jeg lurer på om du kan hjelpe meg? Jeg skulle gjerne snakket med den som er ansvarlig for IT-driften i selskapet deres. Kan du sette meg i kontakt med den rette personen?»

Les også: Slik blir du en ekspert på å booke møter

 

Ikke bli forvekslet med en selger

Uavhengig av hvilken fremgangsmåte du bruker er en av de viktigste tingene å huske på, når du ringer sentralbordet i en bedrift, at du faktisk er en møtebooker – og ikke en telefonselger.

En av de vanligste grunnene til at personen du snakker med ikke ønsker å sette deg over er at de oppfatter det som om at du skal selge noe, og dette er samtaler de er instruert om å ikke sende videre.

Kort fortalt: Høres du ut som en telefonselger står du i fare for å bli feilaktig stoppet allerede i første ledd. ledd.

Fremtoningen din har mye å si. I likhet med selve møtebookingssamtalen handler det først og fremst om å bygge tillit med personen på sentralbordet. Vær derfor høflig men direkte, og snakk i et rolig og behagelig tempo.

Les også: Hvordan skiller møtebookingssamtalen seg fra salgssamtalen på telefon?

 

Ikke nøy deg med «Norges høfligste nei»

Den vanligste avvisningen du vil få fra personen på sentralbordet er en oppfordring til å sende en epost. Som regel blir du da henvist til bedriftseposten, og får ikke noen direkte epostadresse til beslutningstakeren du ønsker å snakke med.

I bransjen kaller vi dette «Norges høfligste nei».

Sjansen for å booke et møte over epost er ekstremt liten, og som oftest vil du få et «nei» allerede før du i det hele tatt har fått pratet med riktig beslutningstaker.

Spør derfor alltid etter epostadressen til den rette beslutningstakeren!

Interessert i ekspertenes egen sjekkliste for å booke flere salgsmøter? Last ned sjekklisten her for å forsikre deg om at du tar de riktige stegene i møtebookingen din!

 

Prøv igjen

Det at du ber om epostadressen til en spesifikk person betyr på ingen måte at du har noen planer om å faktisk sende en e-post.

Formålet med dette er kun å få et navn på riktig beslutningstaker, noe som vil gjøre det enklere å komme gjennom neste gang du prøver.

Dersom bedriftseposten er eneste utvei, kan du gjøre et siste forsøk på å få et navn ved å spørre om hvem du skal attestere eposten til.

Lykkes du ikke med dette avventer du bare et par dager, og deretter ringer du opp igjen – denne gang med et spesifikt navn å etterspørre. Er du heldig er det noen andre på sentralbordet som plukker opp telefonen denne gang.

Les også: 5 populære myter om møtebooking - og hva som faktisk funker

 

Ta en spansk en

Hvorvidt man blir satt over til rett person varierer kraftig fra bedrift til bedrift – og som oftest er det vanskeligere å komme gjennom jo større selskapet du ringer er. Dette skyldes enkelt og greit at de største selskapene også er de som mottar flest henvendelser.

En dyktig møtebooker bør allerede ha sjekket bedriftens hjemmeside og beslutningstakerens LinkedIn-profil etter et telefonnummer før han tar kontakt – og han har selvsagt også gjort et kjapt Google-søk.

Jeg foretrekker likevel at møtebookerne i Innovation Support ikke bruker for mye tid på research før de tar kontakt med en kunde. Ofte er nemlig det kjappeste alternativet nettopp å ringe sentralbordet.

Dersom du skulle stå helt fullstendig fast ved første hinder finnes det en siste utvei: Du kan ta en spansk en, og omgå sentralbordet i sin helhet.

Større bedrifter har gjerne telefonnummer som ender med «00». Da går det an å i stedet slå inn «01», og ta en råsjans på at du når frem til en ansatt i firmaet. Disse har som regel ikke blitt drillet på samme måte som sentralbordet, og sjansen er stor for at de setter deg videre til rett person.

Outsourcing av møtebooking guide

 

Gjør personen på sentralbordet til din venn

Avslutningsvis vil jeg gjenta at det aller viktigste når du som møtebooker kontakter en bedrift er å ha en god tone med den snakker med, og bygge tillit mellom dere.

Gjør kort og godt personen på sentralbordet til en venn.

Med riktig fremtoning kan sentralbordet være et nyttig verktøy, som ofte kan hjelpe deg med å unngå at du kontakter feil beslutningstaker.

Og husk: Dersom du opptrer masete og uprofesjonelt mot sentralbordet, vil det være kjedelig når samme person plukker opp røret neste gang du ringer.

Har du noen spørsmål om møtebooking eller trenger du kanskje hjelp til å lykkes med møtebookingen i din bedrift? Kontakt oss for en inspirerende og uforpliktende prat!

 

Ole Daniel er salgsleder i Innovation Support. Han brenner for å hjelpe andre mennesker med å utvikle seg og til å skape gode resultater.

od@innovationsupport.no

Motta vårt ukentlige nyhetsbrev om møtebooking og B2B-salg

For å kunne sende deg e-post må vi lagre informasjon om deg. Les mer i vår personvernerklæring

care_norway
Gaselle 2016-2020 nummer 2

+47 970 05 750
kontakt@innovationsupport.no

Nydalsveien 36B,
0484 Oslo

Innovation Support AS
Org. nr: 998077028