Som møtebooker er du nok allerede klar over at møteavtaler kan betraktes som ferskvare. Det gjelder derfor å sende ut en innkallelse til møtet så snart som mulig. Slik får den potensielle kunden oversikt over både tidspunkt og annen essensiell informasjon.

Det er imidlertid viktig at innholdet i og utformingen av din møteinnkalling ikke overlates til tilfeldighetene. Dette gjelder enten møtet skal avholdes fysisk, over Teams eller i andre digitale kanaler.

En møtebooker skal ikke bare booke møtet. Du har også ansvar for å tilrettelegge for at møtet faktisk blir gjennomført. Hvis ikke vil møtene du booker raskt bli verdiløse.

Med en profesjonell og oversiktlig møteinnkalling, kan du i mange tilfeller øke sjansen for oppmøte, og at det planlagte møtet blir en suksess. Innkallingen kan til og med sørge for bedre dialog i møtet, dersom du anvender verktøyene dine riktig. 

Beskrivende emnefelt

Dersom du sender møteinnkalling på e-post, er det lurt å sørge for at emnefeltet på e-posten gir mottaker informasjon om hva møtet går ut på. Dette er den delen av innkallingen som først blir lagt merke til, siden den er synlig før e-posten faktisk åpnes.

Husk at beslutningstakere ofte har mange baller i luften og møter som skal gjennomføres. 

Om det tar noen timer før mottaker åpner e-posten, vil et beskrivende emnefelt bidra til at mottaker umiddelbart husker samtalen dere hadde i forkant. De vil også huske hvilket møte det er snakk om.

I emnefeltet kan du gjerne inkludere ord som «møtebekreftelse», «presentasjonsmøte» eller lignende, samt noen få ord om tema og hvem møtet er med. 

Ikke glem å inkludere praktisk informasjon

Det kanskje viktigste å huske på når du skal sende ut en møteinnkalling, er praktisk informasjon. Glemmer du dette, risikerer du at den potensielle kunden ikke vet når eller hvor møtet skal finne sted. Det er slettes ingen selvfølge at vedkommende tar kontakt for å innhente informasjonen på eget initiativ.

De fleste møter foregår digitalt i kanaler som Microsoft Teams. En profesjonell møteinnkalling vil da inneholde en link til møtet, samt tidspunkt. Er det snakk om et fysisk møte, er det naturligvis viktig å inkludere både tid og sted (adresse) for møtet. 

Fordelen med digitale videomøter er at du kan unngå dyre bomturer i tilfeller der møtedeltaker ikke møter opp. Du kan også utvide kundegrunnlaget og effektivisere hverdagen betraktelig. Samtidig kan fysiske møter også ha sine fordeler, som at man kan skape en tettere kunderelasjon.

Uansett hva slags møteform man velger, er det viktig å ikke undervurdere viktigheten av å informere om «når» og «hvor».

Les: Bør din bedrift booke fysiske møter eller videomøter?

Agenda for møtet

En profesjonell møteinnkalling kan gjerne også inneholde noen ord om møtets innhold. Hvorvidt dette faktisk trengs, avhenger noe av tittel og emnefelt. Om de sistnevnte er beskrivende nok i seg selv, er det kanskje ikke nødvendig med ytterligere presisering.

Er det snakk om et møte der flere elementer skal tas opp, kan det være spesielt nyttig med en møteagenda. Det samme gjelder for møter som er booket langt frem i tid. Hva skal dere gå gjennom, og hva kan den potensielle kunden se frem til?

Møteagendaen kan bidra til at kunden får positive forventninger til møtet og oversikt over hva dere skal snakke om. Vedkommende får også tid til å forberede seg og klargjøre eventuelle spørsmål, slik at dialogen blir best mulig. 

Sørg for at møteagendaen er kortfattet. Stikkordsform fungerer ofte bra, siden dette er både lettlest og oversiktlig. 

Husk oppfordring om å godkjenne møtet i kalenderen

Et annet viktig punkt, er å minne mottaker på å godkjenne møtet i kalenderen. Er det snakk om et møte i for eksempel Microsoft Teams, kan kunden enkelt legge møtet til i kalenderen sin. 

Avholder du møter i Teams, vil det sendes ut en påminnelse 15 minutter før møtet, og idet møtet starter. Dette er en standardinnstilling, og kan være nyttig for alle møtebookere. Det finnes i dag innstillinger for påminnelse i de fleste møteløsninger.

Ved å godkjenne møtet i kalenderen, vil kunden få oversikten som trengs i en travel hverdag. Det blir også lettere å unngå dobbeltbooking, der kunden blir nødt til å avlyse et møte.

Husk likevel på at det ikke er en selvfølge at mottaker husker å legge møtet til i kalenderen sin. Du kan derfor inkludere en liten oppfordring om nettopp dette i løpet av e-posten din.

Følg opp kunden når møtet nærmer seg

Etter at en potensiell kunde har takket ja til å delta i et møte, er det lurt å følge opp den aktuelle kunden i forkant av møtet. Har ikke vedkommende lagt til møtet i kalenderen, kan du sende ut en manuell påminnelse.

På den måten tilrettelegger du for at det blir enkelt for den andre parten å huske på møtet, og ikke minst hva møtet går ut på. Samtidig kan du kvalitetssikre møtet, og eventuelt booke møtet på nytt om kunden har glemt det.

Mangelfull kvalitetssikring av kundemøter er faktisk én av de ti vanligste feilene møtebookere gjør. Glemmer du denne biten, kan mange potensielle kunder gå tapt.

Les: 10 feil du gjør når du skal booke salgsmøter

Motta hjelp med møtebooking og -innkalling

Det å lage en oversiktlig og profesjonell møteinnkalling, er en viktig del av enhver møtebookingsprosess. Samtidig er det mange flere faktorer enn dette som skal klaffe om møtet skal bære frukter.

Trenger du hjelp med møtebooking? Innovation Support bistår deg gjerne. Vi sikrer møter med idealkundene dine ved hjelp av nøye utarbeidede møteinnkallinger.