Selgere gjennomfører ofte flere titalls møter i løpet av en uke. Kunden skal ikke bare overbevises om at produktet du selger er det beste på markedet. Selgeren skal også lytte til kundens behov og utfordringer, og skape en tillitsbasert relasjon. Her er møtereferatet et nyttig hjelpemiddel.

Det er ofte behov for flere samtaler med kunden før salget eventuelt kan sluttføres. Dersom kunden opplever at han eller hun må forklare seg på nytt hver gang, kan dette redusere sjansen for closing. Kunden føler seg ikke hørt, og tilliten du bygget opp under forrige møte svekkes.

Lag et referat av samtalen mellom deg og kunde

Et møtereferat er en kort oppsummering av møtet som var, og inneholder gjerne notater om hva kunden har sagt. Med møtereferater blir det langt enklere for selger å holde styr på potensielle kunder, og hvilke behov og ønsker den enkelte har.

Etter en arbeidsdag husker du neppe alle detaljene fra hver enkelt samtale, og med tiden kan viktige detaljer gå tapt. Når du har møtereferater tilknyttet hver enkelt kunde, kan du unngå å måtte spørre om de samme detaljene på nytt. 

Du kan også gi kunden en rask oppsummering av forrige samtale, og stille relevante oppfølgingsspørsmål.

Viktig både for møtebooker og selger

Møtereferatet er ikke bare et nyttig hjelpemiddel for selgeren. Møtebookeren som booket møtet for selgeren i utgangspunktet bør også lage referater av samtalene med prospekter. Kort fortalt bør det skrives et lite referat av enhver samtale som fører til et avtalt møte.

I referatet vil møtebooker blant annet skrive ned nyttig informasjon om følgende:

• Hvorfor prospektet sa ja til et møte
• Hva prospektet svarte på eventuelle kartleggingsspørsmål
• Prospektets beskrivelser av løsninger som benyttes i dag, og hvilke utfordringer det byr på

Ved hjelp av møtereferatet til møtebooker vil selger ha nyttig informasjon med seg inn i salgsmøtet. Informasjonen i referatet kan også være til hjelp dersom du ringer til en kunde som viser seg å ha glemt møtet. Du vet hvorfor kunden sa ja til møtet i utgangspunktet, og kan bruke dette som en påminnelse.

Bruk av møtereferat er faktisk blant de viktigste tiltakene når man skal kvalitetssikre møter, og bør være en innarbeidet rutine.

Les: 10 punkter du bør følge for å kvalitetssikre møtene du booker

Hva skal et møtereferat inneholde?

Nøyaktig hva møtereferatet ditt bør inneholde, avhenger naturlig nok av både produkt, bransje og andre faktorer. Generelt sett er det først og fremst viktig å skrive ned nøkkelopplysninger som er avgjørende for å få salget i boks.

• Kundens behov 
• Spesifikke opplysninger kunden oppgir, som f.eks. …
  • Bedriftens målsetninger
  • Utfordringer med dagens løsning
  • Innvendinger og spørsmål relatert til produktet du selger

Merk deg at det her er snakk om møtereferat til eget bruk. Det kan også være aktuelt å sende et møtereferat til den potensielle kunden. I så fall kan du liste opp punktene dere snakket om i dag, og legge ved en møteinnkalling til neste møte.

Andre tiltak som øker sjansen for å vinne kunden

Skal du vinne kunden kan møtereferater være nyttige hjelpemidler. Skal du close salget er det imidlertid også andre faktorer som viktige å ta hensyn til. 

De beste selgerne har evnen til å skape en tillitsbasert relasjon til kunden, noe som gjør innsalget langt enklere. Det er også lurt å ikke forhaste salget. Med en litt lengre tidshorisont får du tid til å skape tillit, og du unngår å pushe frem salget for tidlig.

Oppfølging og god møteforvaltning er også helt sentralt. Dersom du glemmer å følge opp potensielle kunder, kan du potensielt gå glipp av mange salg. 

Les: 214 møter ble til 26 salg: Slik forvalter du møtene på en god måte

Book kvalitetsmøter 

La oss heller ikke glemme at dine sjanser for å vinne kunden øker betraktelig dersom møtet er av god kvalitet. Med «god kvalitet» mener vi at møtet er booket med et kvalifisert lead som har interesse av produktet. 

Mange selgere bruker ringelister av dårlig kvalitet og ringer til kalde leads. Dette reduserer sjansen for salg betydelig. Derfor er det viktig å sørge for godt forarbeid. Målgruppen må lokaliseres og markedet kartlegges, før møter bookes med relevante leads. 

Akkurat dette er noe en profesjonell møtebooker kan bistå med. Mange bedrifter opplever at selgerne er negative til å booke møtene selv, noe vi har stor forståelse for. Selgerens ekspertise er tross alt å selge. Ikke å avtale møtene, eller å ringe til kalde leads.

Bedrifter som outsourcer møtebooking kan spare mye tid og ressurser. Profesjonelle møtebookere sørger for å booke møter med kvalifiserte leads, og selgerne kan deretter ta over salgsprosessen. 

Motta hjelp med møtebooking

Møtereferater kan være til stor hjelp for både møtebookere og selgere. De sørger for at du har all informasjonen du trenger i fremtidige møter med kunden, og bidrar til at kunden føler seg sett og hørt. Dette vil igjen være tillitsbyggende, og kan øke sjansen for salg.

Samtidig er det helt avgjørende at møtene bookes med relevante og kvalifiserte leads. Det nytter tross alt ikke å forsøke å selge et produkt til noen som ikke trenger det. 

Innovation Support bygger en fullverdig pipeline for bedriften din. Vi vil både kartlegge målgruppen og generere leads, og ikke minst – ta oss av møtebooking. Deretter kan selgerne dine gjennomføre møtet med rak rygg og vinne kunden.