innovationsupport-logo-01
Meny
Møtebooking

Bør jeg outsource møtebookingen eller gjøre den in-house?

Å lykkes med møtebooking internt krever mer enn du kanskje tror, og det kan ofte være mer lønnsomt å outsource jobben.

Til tross for at digital markedsføring, Facebook-annonsering og inbound marketing blir mer og mer populært blant norske bedrifter spiller god, gammeldags møtebooking fremdeles en viktige rolle i de fleste markedsstrategier.

Spørsmålet er bare om det lønner seg å booke møtene selv, eller outsource jobben til en ekstern aktør.

I denne artikkelen tar vi for oss fordelene og ulempene ved å gjøre møtebooking internt, hva dette faktisk krever av din bedrift, hvilke elementer du bør vurdere før du tar et valg og hvordan det i mange tilfeller kan være mer kostnadseffektivt å sette bort møtebookingen til en ekstern samarbeidspartner.

Outsourcing av møtebooking guide

Møtebookere er flokkdyr

Det er fullt mulig å lykkes med møtebooking internt i bedriften, men det krever en del mer enn hva mange kanskje tror. Jeg har sett mange eksempler på selskaper som leier inn en møtebooker, gir ham en ringeliste og setter ham til å ringe.

Det funker ikke – i hvert fall ikke i lengden. 

Møtebookere er flokkdyr. Vi har et naturlig konkurranseinnstinkt, og trives best når vi har likesinnede rundt oss.

Dersom du vil at din bedrift skal lykkes med møtebooking bør du derfor ansette minimum tre til fire møtebookere, der en av dem fungerer som en teamleder som også ringer en del selv.

For en møtebooker som blir plassert alene i et lite avlukke med en pc og telefon vil arbeidsdagen fort føles utrolig tung og traust, og det vil gå utover resultatene.

Les også: Slik blir du en ekspert på å booke møter

 

Vellykket møtebooking krever en god salgskultur

Et annet viktig kriterie for å lykkes med møtebooking innad i bedriften er å allerede ha en god salgskultur – eller rettere sagt salgsaktivitet – på plass.

Et åpent kontorlandskap, der dyktige konsulenter og selgere bruker tiden sin på å utarbeide komplekse anbud i stillhet, er ikke et habitat som er egnet for den konkurransedrevne møtebookeren. Vi trenger et livlig arbeidsmiljø!

Her er noen flere kriterier for å lykkes med møtebooking internt:

  • Du må kunne tilby god og omfattende opplæring i din bedrifts tjenester eller produkter, mål og ambisjoner.
  • Det må være tilrettelagt med tanke på coaching og oppfølging av møtebookere.
  • Du må ha en solid strategi, og gode lister som møtebookerne kan benytte seg av.

Husk at møtebooking er en krevende jobb. Når du sitter og får «nei» hele dagen er det viktig med god oppfølging, skryt og feedback på hvordan møtene er.

Les: Hvordan bygge pipeline i møtebooking på den riktige måten - steg for steg

 

De beste møtebookerne har større ambisjoner

Nå kan det selvsagt tenkes at du nylig har ansatt en møtebooker som sitter for seg selv, kjører på og banker inn møte etter møte. Da kan det være lett å avfeie tipsene jeg kommer med over.

Men: Alle vil kunne få møtebooking til å fungere i en måned eller to. I starten, når en møtebooker kommer inn i et nytt, positivt miljø, og får solid opplæring og gode opplevelser, vil han naturlig nok være kjempemotivert. Er han ikke det har du feilet fullstendig i rekrutteringen.

Det jeg ser er at denne motivasjonen ofte falmer fort. En møtebooker vil som oftest levere gode resultater de første par månedene, kanskje tre, men deretter synker resultatene.

Og dersom du har funnet en person som faktisk har knekt koden, og holder resultatene oppe står du ovenfor et annet problem: Møtebookerens egne ambisjoner.

Med suksess over lengre tid vil en ung og ambisiøs møtebooker enten begynne å søke etter andre, mer lukrative, oppgaver innad i bedriften, eller se etter nye muligheter eksternt.

 

Dette bør du vurdere før du tar et valg

De jeg har møtt som faktisk har lykkes med møtebooking internt har gjerne ansatt en eldre møtebooker, ofte over 50 år, som er fornøyd med jobben han gjør og ikke streber etter mer.

Nå skal jeg selvsagt ikke påstå at du må ha med en seniorperson på laget for å lykkes, men dersom du ønsker å satse på intern møtebooking er det noen ting du bør vurdere:

  • Har du tenkt nøye gjennom rekrutteringsprosessen?
  • Har du det rette miljøet for at møtebookeren skal lykkes?
  • Hva medfører en intern møtebooker i lønnskostnader og administrative kostnader?
  • Har du gode prospekteringsverktøy og ringelister?
  • Krever oppfølgingen av møtebookeren at andre ansatte eller ledere må bruke verdifull tid på oppfølging?

 

Har du lyst til å lese om hvordan vi hjalp Ernst & Young med å booke 49 kvalifiserte møter på 3 måneder? Les kundehistorien her!

 

Booke møter internt? Bransjen din er avgjørende!

Hvis du føler at din bedrift har et godt grunnlag for å lykkes med møtebooking in-house, ut ifra de kriteriene jeg har nevnt så langt, gjenstår det et viktig element du må vurdere:

Bransjen din.

Vi ser at det er enklere å lykkes med intern møtebooking i bransjer der det er et høyt volum av salg, slik at både møtebookere og selgere kan få små seiere hver eneste dag. Typiske eksempler er bedrifter som selger forsikringer, mobilabonnement og lignende.

Disse bransjene har ofte større utskiftning av selgere, noe som betyr flere muligheter til å stige i hierarkiet. Det vil motivere møtebookerne deres, og terskelen for å rekruttere nye ansatte når noen tar steget opp er lavere.

Til sammenligning vil det være langt færre muligheter til å klatre på rangstigen i konsulentselskaper som leverer jobber med tunge, kompliserte avtaler – der personer gjerne har den samme stillingen i 10-15 år.

 

La de ansatte rendyrke det de er gode på

Til nå har vi snakket mye om fordelen og ulempene ved å å ansette møtebookere internt. Nå snur vi på flisa, og ser på de beste argumentene for å outsource møtebookingen.

En av de største fordelene ved å outsource er at du slipper å administrere møtebookingen selv. Det betyr at du slipper kostnadene rundt rekruttering, ansettelse, coaching, oppfølging og alt annet som medfølger.

Dette betyr igjen at ledere, konsulenter og andre ansatte kan rendyrke det de er gode på, og holde fokus på det faglige arbeidet.

Det er heller ingen hemmelighet at konsulenter ikke er spesielt glade i å bruke tid på å booke møter, og noen nærmest frykter det. Jeg har selv arbeidet i bedrifter der man har hatt én dag i måneden der alle konsulenter skal fokusere på å booke møter, og på disse dagene var fraværet bemerkelsesverdig høyt.

Outsourcing av møtebooking guide

 

 

Outsourcing er ofte mer kostnadseffektivt

For de fleste større bedrifter er det oftest også kostnadsmessig gunstig å outsource møtebookingen. Seniorkonsulenter har sannsynligvis en relativt høy lønn, og vil derfor være en kostbar møtebooker.

For konsulenter som arbeider på timebasis skjer inntjeningen til bedriften når de er ute og jobber med prosjekter, og tiden de bruker på kontoret er som regel et minusprosjekt. Bedriften taper med andre ord penger når disse konsulentene bruker tid på å booke møter, fremfor å være ute på oppdrag.

Andre fordeler med å outsource møtebookingen kan være:

  • Du har en av-og-på-knapp. Du kan for eksempel velge å kjøre hardt på med møtebooking i et par måneder, ta en pause og starte opp igjen neste kvartal. Booker du møter internt er du mer eller mindre låst til å gjøre dette kontinuerlig.
  • Dersom møtebookingen gjøres av konsulenter stopper salget opp når de er ute på oppdrag. Med en ekstern partner kan du ha en kontinuerlig prosess som sørger for at nye møter bookes, samtidig som konsulentene er ute og leverer deres varer og tjenester.
  • En god ekstern partner tar seg av leveransen av kvalitetsmøter ut ifra avtaler dere er blitt enige om på forhånd.
  • Med en god samarbeidspartner vil dere kunne spille hverandre gode, og gi alle muligheten til å gjøre det de er best på.
  • Svært få lykkes med møtebooking internt, og en ekstern partner har som regel alltid et bedre miljø og grunnlag for å oppnå suksess.

 

Vi er ærlige på om vi kan hjelpe deg

Her i Innovation Support legger vi stor vekt på å alltid være ærlige på hvorvidt vi vil være den mest kostnadseffektive løsningen for å lykkes med møtebooking. Vi har hjulpet mange bedrifter med å booke møter av høy kvalitet, men vi passer ikke for alle.

Det kan for eksempel være vanskelig for oss å tilby en lønnsom løsning til bedrifter som selger lavprisprodukter, fordi det krever at vi booker 30-40 møter i måneden – og kunden må få salg på ti av dem. Da kan det ofte være mer lønnsomt å ta møtebookingen internt.

I Innovation Support fokuserer vi på kvalitet fremfor volum. For oss handler det ikke om å skaffe møter i seg selv, men å sette kundene våre i kontakt med kjøpsvillige prospekter.

De vi kan gjøre den aller beste jobben for er derfor konsulentselskaper, både små og store, som selger komplekse, og gjerne litt dyrere, produkter eller tjenester. Hvis denne beskrivelsen passer din bedrift, kan vi hjelpe deg med å nå salgsmålene dine!

Tror du det kan lønne seg å outsource møtebookingen? Ta kontakt med oss, så finner vi den beste løsningen for din bedrift!

 

Helge er grunnlegger og daglig leder i Innovation Support. Han er analytisk, målrettet og brenner for salg B2B.

helge.johnsen@innovationsupport.no

Motta vårt ukentlige nyhetsbrev om møtebooking og B2B-salg

For å kunne sende deg e-post må vi lagre informasjon om deg. Les mer i vår personvernerklæring

care_norway
gasellene-2016-2019

+47 970 05 750
kontakt@innovationsupport.no

Nydalsveien 36B,
0484 Oslo

Innovation Support AS
Org. nr: 998077028