Møtebooking

De beste spørsmålene å stille når du skal booke møter av høy kvalitet

Vil du booke møter av høy kvalitet? Ta deg tid til å stille gode spørsmål gjennom hele samtalen, og bli kjent med kunden og deres behov.

Når du skal booke møter finnes det i grove trekk to svært forskjellige tilnærminger:

  • Du har som mål å booke møter med alle på ringelisten

    Dette er en tilnærming som brukes av bedrifter som har som mål å booke såkalte presentasjonsmøter – eller “kaffemøter”. Mange bedrifter har salgsteam på 8-10 salgskonsulenter, og ønsker å ha så mange som mulig ute på møter til enhver tid. Selv om mange av disse møtene ikke vil ende med salg er det likevel god eksponering, og gir bedriften et utvidet kontaktnettverk.

  • Du ønsker kun å booke kvalitetsmøter med reelle salgsmuligheter

    Dette er en tilnærming som brukes av selskaper som ofte allerede har mange kunder, og derfor ønsker å prioritere de mulighetene som har størst verdi for dem. Her er det personer i lederstillinger som drar ut for å møte potensielle kunder, og fordi tiden deres er dyrebar ønsker de ikke å kaste bort tid på unødvendige møter.

 

Færre møter, men høyere kvalitet

I Innovation Support har vi spesialisert oss på sistnevnte – å booke møter av høy kvalitet. Vårt fokus er ikke nødvendigvis å booke så mange møter som mulig, men å booke møter som har en god sjanse for å gi avkastning.

For å kvalifisere de potensielle kundene vi ringer stiller vi spørsmål i de fleste fasene av en samtale, slik at vi gir våre kunder et best mulig utgangspunkt når de går inn i møtet.

Jo flere spørsmål du stiller, jo færre møter booker du – og jo bedre blir kvaliteten på de møtene du booker.

I dette innlegget legger jeg frem noen eksempler på gode spørsmål våre møtebookere bruker når de kontakter potensielle kunder. Dette er en tilnærming vi har hatt stor suksess med, og som kan bidra til å gjøre deg til en bedre møtebooker.

Les også: Slik blir du en ekspert på å booke møter

 

Bekreft at du snakker med riktig beslutningstaker

Alle som har forsøkt seg på å booke møter vet at det første du må gjøre i en samtale er å bekrefte at du snakker med rett person. Det er med andre ord liten sannsynlighet for at disse første par eksemplene vil overraske deg.

I mange tilfeller har du navnet på personen du skal ha tak i, og det eneste du trenger å gjøre er å bekrefte navnet på personen i den andre enden. Enkelte ganger kan det derimot hende at du kun har en stillingsbeskrivelse, eller et ansvarsområde, å forholde deg til, og da er viktig å stille de rette spørsmålene for å forsikre deg om at du snakker med rett person.

Her er noen eksempler på naturlige spørsmål å stille helt i starten av samtalen:

  • Stemmer det at det er du som er ansvarlig for økonomien i selskapet?
  • Jeg vil gjerne snakke med ansvarlig for IT hos dere. Har jeg kommet til riktig person?
  • Er det riktig at det er du som tar beslutningene angående bedriftens markedsstrategi?

 

Dette er enkle spørsmål som sørger for at du ikke kaster bort tid ved å snakke med feil person, samtidig som at du understreker for den du kontakter at du vil snakke med nettopp ham eller henne.

Les også: 10 feil du gjør når du skal booke salgsmøter

 

Spør om kunden har kjennskap til selskapet ditt

Når du har bekreftet at du snakker med rett person kan det være fristende å gå rett til pitchen og interessevekkeren, men før du gjør det er det en god idé å varme opp samtalen litt.

Et enkelt triks vi bruker her i Innovation Support er å spørre om den vi snakker med kjenner til bedriften vi ringer på vegne av.

Vi spør helt enkelt:

  • Kjenner du til oss?
  • Har du hørt om oss tidligere?
  • Vet du om andre som benytter seg av våre tjenester?

 

Hvorvidt den du ringer kjenner til deg fra før er ikke nødvendigvis interessant, men dette er en god metode for å varme opp samtalen, begynne å bygge tillit og la kunden få høre stemmen din. I tillegg gir det deg en mulighet til å avklare om personen du ringer virker stresset eller avslappet – noe som kan hjelpe deg å avgjøre om du skal gå videre til interessevekkeren, eller avtale et senere tidspunkt det kan passe bedre å ta en prat.

Det er dårlig bruk av tid å presse på med en interessevekker dersom personen i den andre enden hverken har tid eller lyst til å prate med deg der og da.

 

Innovation Support EY kundehistorie

 

Vekk kundens interesse

Du snakker med rett person, og du har avklart at han har tid og lyst til å snakke med deg. Nå er det på tide vekke kundens interesse.

I denne delen av samtalen trenger du ikke å stille så mange spørsmål.

Dette er din pitch – det er her du legger grunnlaget for å booke møter – så fokuser på å fortelle hva du kan gjøre for kunden. Ikke bruk tid på å skryte selskapet ditt opp i skyene – det er ikke det som er viktig for den du snakker med.

Les også: Denne mentale øvelsen kan gjøre deg til en bedre møtebooker

 

Gi kunden muligheten til å åpne seg

Når vi i Innovation Support booker møter sørger vi for å kvalitetssikre samtalen hele veien. Tidlig i samtalen stiller vi derfor spørsmål som avdekker muligheter, starter en god dialog og som gir kunden mulighet til å åpne seg.

Her er det viktig at du stiller åpne spørsmål som får kunden i prat – så styr unna ja/nei-spørsmål.

Her er noen gode spørsmål du kan stille:

  • Hvilke typer løsninger bruker dere på dette området i dag?
  • Hvilke utfordringer har dere med løsningen som dere bruker i dag?
  • Hva slags planer har dere på dette området?
  • Hvordan jobber dere med dette i dag?
  • Hvilke aktører kjenner dere som leverer de samme tjenestene som oss?

 

Disse spørsmålene kan gi deg nyttig informasjon som du kan bruke videre i samtalen, men prøv å begrense antallet spørsmål du stiller. Mange møtebookere har en tendens til å gå veldig på detaljnivå, slik at samtalene utvikler seg til å bli telefonmøter.

Husk at målet ditt tross alt er å booke møter der du kan møte kunden ansikt til ansikt.

 

Få svar på de avgjørende spørsmålene

Hvis målet ditt er å booke møter av høy kvalitet for et selskap som tilbyr en spesifikk løsning, produkt eller tjeneste er det ikke nødvendigvis relevant å avtale møter med alle du snakker med.

Det er for eksempel liten vits å booke et møte for å selge inn et IT-system til en bedrift som har outsourcet alt av IT-drift.

Med utgangspunkt i de kriteriene som er satt for målgruppen deres kan du kvalifisere kunden du snakker med ved å stille spesifikke spørsmål, som for eksempel:

  • Har dere en in-house IT-avdeling eller har dere outsourcet dette?
  • Hvor mange jobber på kontoret deres?
  • Hva er nedslagsfeltet deres?
  • Hvor mye omsetter dere for i løpet av et år?

 

Dersom kunden du snakker med ikke møter kriteriene for deres målgruppe er det bare å avslutte samtalen på en høflig og hyggelig måte. Hvis du derimot får de svarene du ønsker er det tid for å gå videre til closingen.

Les også: 12 konkrete tips for å booke 10 flere salgsmøter på én uke

 

Datostyring og closing

Når kunden har svart på spørsmålene dine, og du er fornøyd med informasjonen du har fått er tiden kommet for å avtale et møte. Nå er det viktig at du styrer kunden mot en spesifikk dato.

Her er noen typiske spørsmål du kan stille for å datostyre kunden:

  • Hvordan ser kalenderen din ut neste onsdag kl. 12?
  • Passer det best for deg å ta et møte mandag eller tirsdag neste uke?
  • Er det best for deg å ta et møte før eller etter lunsj?

 

Hvis du er heldig, og du har hatt en god samtale, kan det hende du lykkes med å avtale et møte på første forsøk, men trolig vil du først få noen innvendinger.

Har du lyst til å lese om hvordan vi hjalp Ernst & Young med å booke 49 kvalifiserte møter på 3 måneder? Les kundehistorien her!

 

Vær tøff når du møter innvendinger

En erfaren møtebooker har hørt alle innvendinger hundrevis av ganger:

  • «Jeg har ikke tid til et møte akkurat nå.»
  • «Jeg er ikke interessert for øyeblikket.»
  • «Vi har allerede en løsning på dette.»

 

Når du får slike innvendinger er det viktig å være tøff og direkte. Spør rett ut:

  • Hva er grunnen til at du ikke er interessert?
  • Hva skal til for at du setter av en time til et møte med oss?
  • Hva må vi gjøre for å kunne utfordre løsningen dere har i dag?
  • Hvordan fungerer løsningen dere har i dag når det kommer til funksjon X eller løsning Z?

 

Hvis du lykkes med å desarmere innvendingene prøver du deg med en ny datostyring – hvis ikke går du løs på en ny runde med innvendinger.

I Innovation Support er regelen at vi skal gå minimum to – og maksimum tre – runder med innvendinger fra kunden.

Les også: Glem «det perfekte scriptet» i møtebooking

 

Benytt anledningen når møtet er booket

Når møtet er booket sier instinktet til mange møtebookere at samtalen må avsluttes så raskt som mulig. Men dette er en gyllen mulighet til å stille noen flere spørsmål.

Du har kanskje hørt oss si dette før, men når møtet er booket skjer det noe magisk: Dere har på sett og vis blitt kompiser, og kunden senker derfor guarden.

Dette er en perfekt anledning til å stille spørsmål du kan bruke for å forberede deg til møtet:

  • Er det noe du vil vi skal forberede oss på?
  • Er det noe spesifikt vi bør vite om dere?
  • Er det noe spesielt du vil vi skal ta opp?
  • Har du lyst til å ha med deg noen andre i møtet?


Skriv ned svarene til ditt personlige referat av samtalen, og list opp det som er naturlig i møteinnkallingen du sender til kunden etter at samtalen er avsluttet. Dette vil gi deg et mye bedre utgangspunkt når du går inn i møtet.

Innovation Support EY kundehistorie

 

Avslag? Ta det som en selvfølge at du følger opp!

Selv den beste møtebookeren mislykkes støtt og stadig med å booke møter på første forsøk. Hvis du merker at personen du snakker med ikke har noe behov for løsningen du ønsker å presentere for øyeblikket, kan det være hensiktsmessig å avtale å ta kontakt på et senere tidspunkt.

Ta det som en selvfølge at du skal få følge opp en kunde som sier nei i første omgang, og stil spørsmål som:

  • Når kan det være mest hensiktsmessig å følge deg opp for å starte en dialog?
  • Når løper deres nåværende avtale ut?
  • Når tror du at du vil ha bedre tid til å ta et møte med oss?

 

Husk at ethvert «nei» du får kan bli til en god lead på et senere tidspunkt!

 

Det handler om å stille spørsmålene som gir deg mest verdi

I dette innlegget har jeg gitt deg noe eksempler på spørsmål vi i Innovation Support stiller når vi booker møter. Dette er på ingen måte noen fasit, og det finnes ikke et perfekt script du kan følge for å lykkes med møtebokoking.

Når alt kommer til alt handler det om å stille de gode spørsmålene, som gir deg informasjonen du trenger for å få mest mulig verdi ut av møtene du går i.

Min erfaring er at mange av de som forsøker seg på å booke møter ikke stiller de rette spørsmålene. For å lykkes med møtebooking trenger du kvalifiserte, oppegående personer som forstår hvilke spørsmål som bør stilles når.

Med dette innlegget håper jeg at vår erfaring her i Innovation Support kan hjelpe deg med å booke, og gjennomføre, flere møter av høy kvalitet.

Er du på utkikk etter en god samarbeidspartner for møtebooking? Ta kontakt med oss, så finner vi den beste løsningen for din bedrift!

 

Helge er grunnlegger og daglig leder i Innovation Support. Han er analytisk, målrettet og brenner for salg B2B.

helge.johnsen@innovationsupport.no

Motta vårt ukentlige nyhetsbrev om møtebooking og B2B-salg

For å kunne sende deg e-post må vi lagre informasjon om deg. Les mer i vår personvernerklæring

care_norway
gasellene-2016-2019

+47 970 05 750
kontakt@innovationsupport.no

Nydalsveien 36B,
0484 Oslo

Innovation Support AS
Org. nr: 998077028