Ikke alle er nevenyttige nok til å bygge et hus, og ikke alle har ferdighetene som kreves for å bli en stor idrettsstjerne. På samme måte er det langt ifra alle som mestrer jobben som møtebooker.

Når jeg er ute og snakker med potensielle kunder får jeg ofte til svar at de vurderer å ansette en møtebooker selv. Problemet er at de ikke vet hva de skal se etter i en god møtebooker, og rett som det er får jeg en telefon noen måneder senere fordi de ikke har lykkes med å finne noen som mestrer oppgaven.

Det krever nemlig ganske mye å rekruttere en god møtebooker.

For å lykkes med å rekruttere en god møtebooker må du vite hva du skal se etter – hvilke kvaliteter og egenskaper som kjennetegner de beste innen møtebooking.

I løpet av min karriere har jeg rekruttert godt over 200 møtebookere, og jeg har sett mange av dem utvikle seg til å bli noen av de beste i bransjen. I dette innlegget serverer jeg noen av de kvalitetene og egenskapene jeg selv forsøker å avdekke når jeg leter etter Innovation Supports neste stjerneskudd.

Kall en spade for en spade

Det bør ikke komme som et sjokk at det første du må gjøre når du skal finne din neste ledende møtebooker er å kartlegge markedet. Enkelte velger å bruke et rekrutteringsfirma, men det er også mye du kan gjøre på egenhånd.

Bruk nettverket ditt – både det profesjonelle nettverket du har rundt deg og kontaktene dine i sosiale medier som Facebook og LinkedIn – for å finne gode kandidater.

Bruk også tid på å skrive en god stillingsannonse, og sørg for å kalle en spade for en spade. Hvis du er ute etter en person som skal booke møter for deg, så skriv at stillingen gjelder møtebooking. 

Jeg ser ofte at bedrifter forkler stillingsbeskrivelsen med en «spennende tittel, som f.eks. «Junior Business Developer». Problemet med dette at de som søker på en slik stilling ofte forventer seg en helt annen rolle enn det de faktisk blir tilbudt – og den eneste du lurer er deg selv.

Les også: Slik blir du en ekspert på å booke møter

Luk ut ustrukturerte hoder

Dersom du ikke jobber for Google, eller selskaper som prøver å være Google, er det helt naturlig å kreve en søknad med CV og referanser fra interesserte jobbsøkere.

Nå begynner den første grovsorteringen av kandidater.

Det første jeg ser etter er et ryddig og pent oppsett på CV og jobbsøknad. Søknader som er rotete, har mange skrivefeil eller fremstår useriøse sorterer jeg ut umiddelbart. Erfaringsmessig opplever jeg at en rotete CV, og et ustrukturert oppsett, ofte gjenspeiler hvordan jobbsøkeren er som person.

Når jeg ser etter min neste møtebooker ser jeg etter egenskaper som like gjerne kunne beskrevet Norges fremtidige toppleder, og derfor luker jeg kjapt ut de som fremstår som litt rotete i hodet.

Les også: Denne mentale øvelsen kan gjøre deg til en bedre møtebooker

Definer din ideelle kandidat

Det viktigste når du sorterer søknader og CVer er at du har et spesifikt sett med kriterier å forholde deg til. Hva disse kriteriene er varierer fra bedrift til bedrift, avhengig av langsiktige mål, arbeidsmiljø, produkter og tjenester og hvem man ønsker nå ut til.

Når jeg skal rekruttere en ny møtebooker til Innovation Support er et av kriteriene jeg legger vekt på alder, og ideelt sett vil jeg ha personer mellom 20 og 25. Har personen en relevant bachelorgrad er det selvsagt et pluss, med ikke nødvendigvis et krav. Målet mitt er ikke at vedkommende skal jobbe med møtebooking resten av livet, men at det skal være del av noe større – en kickstart på karrieren.

Det samme gjelder tidligere arbeidserfaring, men her er det viktig å huske at en person med erfaring som selger ikke nødvendigvis vil være en god møtebooker. Tvert imot kan det kreve mer innsats å «omvende» en telefonselger enn å trene opp en person uten tidligere salgserfaring.

En ideell kandidat for meg er en person på 23 år, med en relevant bachelorgrad, som har jobbet sammenhengende siden han eller hun var 15-16 år gammel – enten det er i butikk eller som avisbud. I tillegg har kandidaten gjerne vært aktiv og engasjert innen idrett eller en annen organisasjon.

Dette sier mye om personligheten til jobbsøkeren – om arbeidsvilje, engasjement, innsats og lederskap – og bidrar til at jeg får et positivt førsteinntrykk.

Finn referansene søkeren ikke har oppgitt

Jeg sjekker alltid opp personer som søker jobb i Innovation Support på nettet. Jeg googler, sjekker Facebook og LinkedIn og ringer referansene de har oppgitt. Dette går jeg utifra at er vanlig å gjøre i de fleste bedrifter.

Men her er lite ekstra tips: Kontakt referansene kandidaten IKKE har oppgitt!

Norge er et lite land, og sjansene for at jeg har felles bekjente med jobbsøkeren er relativt store. Derfor liker jeg å kontakte personer som ikke står oppført på referanselisten for å få en ærlig og impulsiv beskrivelse av kandidaten jeg vurderer.

Les også: Slik genererer du flere leads ved hjelp av kundereferanser

Stol på førsteinntrykket ditt

Når den første sorteringen er unnagjort er tiden kommet for å kontakte de av søkerne som har kommet seg forbi det første hinderet. Når jeg plukker opp telefonen for å kontakte en relevant kandidat for første gang, gjør jeg alltid dette med en intensjon om å få de inn til et intervju.

Samtidig fortsetter jeg sorteringen i denne samtalen, og det er ingen selvfølge at alle jeg ringer blir invitert inn til et intervju.

Dette høres kanskje noe overfladisk ut, men som møtebooker er det utrolig viktig å ha en fin telefonstemme. Hvordan du definerer en fin telefonstemme varier kraftig, men det viktigste er at du opplever det som en positiv opplevelse å prate med personen i den andre enden av røret.

I tillegg er det viktig for meg at personen har et godt grep om språket.

Når jeg snakker med en kandidat på telefonen vurderer jeg følgende egenskaper:

• Stemme
• Språk
• Tone
• Tempo
• Generell fremtoning på telefon

Husk at ditt førsteinntrykk når du snakker med en kandidat er en god indikator på hvordan potensielle kunder vil oppleve personen, når han eller hun kontakter dem for å booke et møte.

Gjør jobbintervjuet til en win/win-situasjon

Jobbintervjuet er din mulighet til å virkelig bli kjent med de kandidatene som står igjen. Husk at hensikten med intervjuet ikke bare er å finne ut om kandidaten har potensiale til å bli en god møtebooker, men også om du som arbeidsgiver kan tilby dem det de er ute etter.

Ved å sørge for at jobbintervjuet blir til en win/win-situasjon gjør du det mye enklere for deg selv å finne den beste møtebookeren for din bedrift.

For å identifisere en god møtebooker er det en god idé å kartlegge hva slags mål kandidaten har i livet sitt generelt, og hva han eller hun tenker om seg selv. Er personen bevisst på hva han eller hun ønsker å utrette i livet?

Et spørsmål jeg liker å stille er:

«Når noen leser om deg på Wikipedia 200 år frem i tid, hva vil det stå om deg?»

Dersom kandidaten ønsker å oppnå suksess i livet ved å hjelpe andre med å lykkes har du funnet en person som trolig har en sterk motivasjon, og de rette egenskapene, for å lykkes som møtebooker.

Er svaret derimot «Jeg vet ikke. Jeg tar det litt som det kommer!» er det sannsynligvis ikke rett person for jobben.

Les også: 12 konkrete tips for å booke 10 flere salgsmøter på én uke

Se etter de rette menneskelige egenskapene

Hvis du har gjort gode vurderinger gjennom alle fasene vi har tatt for oss så langt vil du være et godt stykke nærmere å finne den neste, beste møtebookeren for din bedrift. Nå gjenstår kun å skille ut de beste fra de som «bare» er gode.

Møtebookere kan på mange måter sammenlignes med idrettsutøvere: Det er ofte små forskjeller på den som vinner gull, og en som ikke når opp til pallen.

Jeg har som nevnt rekruttert godt over 100 møtebookere i min karriere, og har derfor et tydelig bilde på hvilke egenskaper som kjennetegner en god møtebooker, og hvilke kvaliteter som skiller ut de aller beste.

I min erfaring er det spesielt fire menneskelige egenskaper og kvaliteter som er avgjørende for å lykkes som møtebooker:

1. Personen er eksternrefererende

Vi mennesker er enten internrefererende eller eksternreferende. En person som er internreferende er først og fremst opptatt av sitt eget syn på seg selv, mens en eksternreferende person ønsker tilbakemelding fra menneskene rundt seg.

En god møtebooker liker å få bekreftelse utenfra – gjerne i form av intensiver og belønninger, eller kolleger som jubler når mål nås. En slik person er gjerne også opptatt av å skape resultater, har et sterkt konkurranseinnstinkt og et brennende ønske om å være vinner.

2. Han ser muligheter fremfor problemer

Et annet eksempel på motstående personlige egenskaper er en «worst case»-tankegang kontra en «best case»-tankegang. Kort oppsummert handler det om personen ser problemer eller muligheter.

I noen situasjoner kan det være positivt å ha evnen til å visualisere det verst tenkelige utfallet, slik at man kan gjøre tiltak for å hindre at dette skjer. I møtebooking ser vi derimot etter de med en «best case»-tankegang – de som ser muligheter i alle innsigelser, og som vet hvordan man kan snu et «nei» til et «ja».

3. Hun er en ledertype

Er kandidaten en som leder eller en som følger etter? I møtebooking ønsker vi å finne ledertyper som er selvgående, liker å ta egne valg, kommer med forslag og innspill og har evnen til å trekke med seg andre.

En slik person kan til tider være krevende å jobbe med, men dersom du har den rette lederstilen, og gir personen frihet til å utfolde seg, kan du få veldig mye ut av det.

4. Han er proaktiv

Den siste viktige kvaliteten du bør vurdere er om personen du intervjuer er proaktiv eller reaktiv. Mens reaktive mennesker foretrekker å bruke mye tid på å planlegge og tenke godt igjennom hvordan de vil angripe en oppgave, vil en proaktiv person kaste seg ut i det.

I møtebooking er det oftest proaktive personer som lykkes best. Dette er personer som liker at ting skjer, som tar initiativ og som ikke er redde for å ta en ny utfordring på strak arm.

Styr unna de vanligste fallgruvene

Når du har blitt kjent med kandidatene og deres personlige kvaliteter og egenskaper bør du ha dannet deg et godt nok bilde til å avgjøre hvem den beste ansettelsen for din bedrift er.

Jeg kan ikke gi deg fasitsvaret – du må nesten bare stole på magefølelsen din – men helt til slutt vil jeg påpeke og oppsummere de vanligste fallgruvene du bør styre unna når du skal rekruttere en ny møtebooker:

• Ikke overselg stillingen. Kall en spade for en spade.
• Ikke glem å sjekke referanser bare fordi CVen ser imponerende.
• Ikke stress ansettelsesprosessen. Ta deg tid til å bli kjent med de beste kandidatene.
• Ikke anta at tidlige salgserfaring betyr at personen vil bli en god møtebooker.
• Ikke ansett en person kun basert på hans egenskaper. Husk at han eller hun skal passe inn i deres system og arbeidsmiljø.

Møtebooking er en krevende jobb. Det passer ikke for alle, og selv de som tar fatt på oppgaven vil ofte strebe etter nye utfordringer og en utvidet rolle. Mitt mål med dette innlegget er å dele min erfaring slik at du lettere kan gjenkjenne de egenskapene og kvalitetene som kjenner en god møtebooker.

Lykke til med rekrutteringen!

Er du på utkikk etter en god samarbeidspartner for møtebooking eller har du andre spørsmål knyttet til møtebooking? Ta kontakt med oss, så hjelper vi deg gjerne!