I tidligere artikler har vi skrevet en del om hvordan du kan forberede deg best mulig til møtebookingen. Dette skal vi ikke ta for oss denne gangen, for her er det selve møtebookingssamtalen som skal være i fokus.

Å kunne avholde en god samtale forutsetter at du har forberedt deg godt, og har ringelister klare. Les mer om 8 nyttige verktøy som hjelper deg å booke flere salgsmøter. 

Sett av tid i kalenderen

Når du skal booke møter er det viktig å være dedikert, og sette av tid i kalenderen. Bestem deg for hvor du skal sitte når du ringer. Hvis du jobber sammen med andre som også skal ringe rundt, kan du sitte med disse. Er du derimot den eneste som skal ta fatt på denne oppgaven, kan det være lurt å isolere seg mer.

Eliminer ytre forstyrrelser, slik at du kan gå inn i rett modus.

Du bør sette av minimum to timer av dagen din på å ringe, for å komme skikkelig inn i det. Før du begynner er det greit å vite at mye av tiden vil gå med på å få tak i riktige folk.

Dette må du godta før du starter, så det ikke blir noen overraskelse. Mest sannsynlig vil over halvparten av tiden handle om å faktisk få tak i folk. De du prøver å booke møte med sitter ikke og venter på at du skal ringe.

1. Sentralbordet, første kontaktpunkt

Ofte er sentralbordet de første du treffer på når du ringer en bedrift. Her er det hovedsakelig to strategier du kan gå for:

• Enten å være direkte, si minst mulig og komme deg gjennom
• Eller bruke sentralbordet for å få litt hjelp

Sentralbord har fått et rykte på seg for å være lite behjelpelige, og en slags “gatekeeper”. Mange møtebookere sier det ofte er umulig å komme gjennom til den du skal snakke med.

Selvfølgelig finnes en del av disse, men det er også mange sentralbord som er svært hjelpsomme, og ønsker å bistå deg best mulig. Møter du en slik serviceinnstilt person på telefonen, er det en fin anledning til å finne ut hvem det er du skal snakke med.

En profesjonell resepsjonist skal være drillet til å forstå om dette er en potensiell mulighet som kan hjelpe bedriften personen jobber i. Les mer om hvordan du kommer forbi sentralbordet her. 

2. Når du kommer frem til riktig person

Når du når frem til riktig beslutningstaker, kan du gå fram på følgende måte:

a. Først må du bekrefte at det er riktig person du prater med. Ikke kast bort tid på å snakke med feil person.

b. Deretter må du introdusere deg selv, hvor du ringer fra og hva det gjelder. Det er om å gjøre å holde denne delen ganske kort. Hemmeligheten ligger i å klare å formulere deg på en kort og konsis måte, som er med på å bygge tillit og verdi.

Tilliten handler om en trygghet rundt hvem du er, og det du representerer. Verdien er at det du representerer kan være med på å gjøre bedriften du snakker med enda bedre enn de er i dag, på et eller annet område.

c. Dette må bli oppfulgt av en interessevekker.

d. Til slutt må du komme med forslag til tidspunkt for møte. Det er ulike måter å gjøre det på. Du kan være veldig konkret, og komme med en bestemt dato og klokkeslett. Du kan også ta en mykere tilnærming, og spørre om det kan være interessant med et møte. Da legger du mer kontroll i kundens hender.

3. Håndtering av innvendinger

Innvendinger kan dukke opp på ulike tidspunkt i løpet av samtalen, men de kommer ofte når dere begynner å diskutere tidspunkt for møte. Vi ser at 80-90 % av alle innvendinger som kommer er de samme. For å vite hva slags innvendinger folk har til din tjeneste, må du ringe rundt og få denne erfaringen.

Det kan være lurt å skrive ned innvendingene som kommer, og reflektere over hvordan du kan bearbeide dem og svare for deg.

Den beste løsningen er å vise støtte for det kunden sier, og deretter behandle innvendingen på en god måte.

Eksempel på innvending: «Vi har allerede et samarbeid på området, som vi er godt fornøyd med. Vi har brukt samme leverandør i flere år nå.»

Når du skal svare på dette, er det viktig å vise forståelse. Du kan for eksempel si: «Så bra å høre at dere allerede har tenkt over det, og har et samarbeid på området. Kanskje vi kan ha et møte for å sammenligne leveransene, og se om løsningen dere har i dag er bra nok? Kan det være tid for å utfordre dagens leverandør?»

Etter du har møtt en innvending, er det fint å etterfølge dette med et nytt forslag til tidspunkt for møte.

4. Stille spørsmål

Å stille spørsmål når du skal gjøre møtebooking kan være fint, hvert fall for å avdekke om det kan være grunnlag for møte. Allikevel anbefales det ikke å stille for mange spørsmål, hvis du ikke må. Det er bedre å ta dette i selve møtet.

Grunnen til det er at hvis du begynner å stille for mange spørsmål i møtebookingssamtalen, vil det fort utvikle seg til et telefonmøte. Det resulterer i at samtalene blir veldig lange, og at det til slutt ikke er noe grunnlag for møte. Husk at hensikten er å booke et møte, og ikke selge på telefonen. Salget skal foregå i selve møtet.

Steg 5: Verifisering

Når du har fått møtet er det viktig å få verifisert dato, tid, adresse og e-post. Skal det stilles spørsmål, kan dette være et fint tidspunkt å gjøre dette på. Når møtet er satt er nemlig personen du snakker med mer villig til å svare på spørsmål. Da er “guarden” nede. Du kan da si noe som: “For å forberede meg best mulig til møtet, lurer jeg på følgende…”

Korte og effektive samtaler

Som du sikkert forstår, er det ikke snakk om veldig lange samtaler når du booker et møte. Prøv å holde møtebookingssamtalene så korte og effektive som mulig. Ofte bør ikke samtalene være særlig lengre enn to til tre minutter. Det som oftest tar lengst tid er å få tak i de riktige personene å snakke med, og siste del hvor du skal verifisere det dere har blitt enige om.

Ønsker du bistand til å booke møter for bedriften din? Da må du gjerne ta kontakt med oss.