Leter du etter den perfekte møtebookeren for din bedrift? Her er spørsmålene du må finne gode svar på for å lykkes med møtebooking!

Hvis du vil lykkes med møtebooking kan du ikke bare ansette en student, gi ham en telefon og forvente at møtene renner inn.

Møtebooking er en krevende oppgave, ikke bare for personen som skal booke møtene, men også for deg som leder. For å gi deg selv best mulig utgangspunkt er det viktig at du finne den rette profilen for din bedrift. Det krever grundig arbeid i ansettelsesprosessen, tydelige mål og evnen til å stille de rette spørsmålene.

I dette blogginnlegget tar jeg for meg 11 viktige spørsmål du bør stille når du skal engasjere en ny møtebooker, og hvorfor det er fordelaktig for din bedrift å få gode, tydelige svar på dette.

Spørsmålene er delt opp i tre kategorier:

• Spørsmål du bør stille på forhånd
• Spørsmål du bør stille i intervjuet
• Spørsmål du bør stille i etterkant

Spørsmål du bør stille på forhånd

Dette er spørsmålene dere bør stille, og finne gode svar, på internt i bedriften, før dere går ut og engasjerer en møtebooker.

1. Hva slags type møter skal bookes?

En møtebooker er ikke bare en møtebooker. Det finnes forskjellige typer profiler innen møtebooking, og hver av dem har sine styrker.

Hvis målet ditt er å booke så mange møter som mulig, på kortest mulig tid, kan det være lurt å se etter en fremoverlent møtebooker som er god på å holde et høyt aktivitetsnivå og flink til til å krige inn møter. Han er «på» hele tiden, og kan møte og takle innvendinger på en god måte.

Hvis volum ikke er så viktig for deg, og du heller vil ha kvalitet i hvert møte som bookes, bør du se etter en litt annen type møtebooker. Han bør selvsagt også være fremoverlent og god på å ta styring i samtalen, men dette er gjerne en roligere type som er flink til å stille spørsmål, god på å skape kjemi og som kan føre en avslappet og god samtale med kunden.

Det er sjelden noen utelukkende befinner seg på den ene eller andre enden av skalaen. Som regel er de beste møtebookerne en miks av disse to «arketypene», men hvordan personen fremstiller seg i et intervju kan ofte gi svar på hvilken ende av skalaen han heller mot.

En person som snakker i et raskt tempo, og gjerne før han tenker, er en typisk "volum-booker". En person som tenker seg godt om før han sier noe, og har en roligere fremtoning, har gjerne mer fokus på kvalitet.

Les også: Slik blir du en ekspert på å booke møter

2. Skal du gjøre møtebookingen in-house eller outsource den?

Som jeg har snakket om tidligere krever det en del å gjøre møtebookingen din internt. En møtebooker jobber svært sjelden godt alene, så hvis du skal lykkes med møtebooking in-house bør du allerede ha et godt eksisterende salgsmiljø.

Hvis det i all hovedsak er et tungt faglig miljø på arbeidsplassen kan det være en god idé å outsource møtebookingen, og for mange selskaper er dette like naturlig som å sette bort regnskapet.

Vurder også totalkostnaden for en in-house møtebooker. Det er i utgangspunktet billig å hyre inn en person til å ta telefoner, men en møtebooker krever god opplæring, gode ledere og tett oppfølging.

Har dere den rette lederen på plass for å gi møtebookeren den støtten han behøver? Og er bedriften best tjent med at denne lederen bruker sin tid og sine ressurser på å følge opp møtebookeren?

Les også: Bør jeg outsource møtebookingen eller gjøre den in-house?

3. Hvor lenge ser du for deg å ha møtebookeren?

Forskjellige bedrifter har forskjellige ønsker og behov når det kommer til møtebooking. Noen ønsker kanskje å engasjere en møtebooker i korte prosjekter – alt fra noen uker og opp til ett år – mens andre vil ha inn en møtebooker som ideelt sett blir værende i ti år.

Hvis du faller i den første kategorien kan det være en god idé å se etter en nyutdannet bachelor- eller mastergradsstudent som ser på møtebooking som en mulighet til å utvikle seg, få god arbeidserfaring og en verdifull referanse som kan hjelpe dem med å klatre på karrierestigen.

Dette funker derimot ikke hvis målet er å ansette noen på lang sikt. Personer som passer profilen over har gjerne store ambisjoner, og vil etter hvert bli sultne på nye utfordringer og større ansvar.

Hvis du ønsker å engasjere en møtebooker i flere år bør du i stedet se etter en erfaren møtebooker som leverer gode resultater måned etter måned, og som trives godt med å jobbe med møtebooking som en profesjon.

Les også: 7 gode tips for å gi dine møtebookere den beste muligheten til å utvikle seg

4. Hvilken lønnsmodell fungerer best?

Hvilken lønnsmodell som passer best avhenger av hva slags møter som skal bookes.

En møtebooker med fokus på høyt volum vil typisk jobbe på provisjon pr. møte. Med en slik modell vil møtebookeren motiveres av muligheten til å tjene gode penger på å booke mange møter, men basert på min egen erfaring vil kvaliteten på disse møtene ofte variere.

En annen mulighet er å gi provisjon kun for de møtene som faktisk blir gjennomført. Dette vil gi møtebookeren mer eierskap til hvert møte han booker, men du vil likevel oppleve at en del av møtene vil føles noe påtvunget.

Min anbefaling er å gå for en modell det du kombinerer fastlønn med bonuser basert på måloppnåelse. Denne bonusen bør baseres på både kvantitets- og kvalitetsmål. Dette er lønnsmodellen vi har hatt stor suksess med i Innovation Support.

5. Hvilke arbeidstider skal møtebookeren ha?

For en møtebooker som arbeider med B2B er typiske arbeidstider fra kl. 8 til kl. 16, mandag til fredag.

Det finnes mange myter om at det er nytteløst å ringe i enkelte tidsrom – som før lunsj på mandag eller etter lunsj på fredag – men i mine øyne er dette en forferdelig holdning å ha. Ved å la møtebookeren gå hjem tidlig på fredag skaper du i grunnen bare unnskyldninger for ikke å lykkes.

Det beste tidspunktet å ringe på er når du faktisk ringer! Det spiller ingen rolle om det er mandag eller onsdag, tidlig eller sent på dagen.

Hvis møtebookeren er ansatt på deltid må du nesten ta beslutningen selv, men sørg for at han er på jobb når det er et generelt høyt aktivitetsnivå på kontoret.

6. Er møtebookeren rett person til å representere din bedrift?

For mange kunder vil møtebookeren være den første personen de snakker med i din bedrift. Da er det viktig at dette er en person som gir et godt og riktig førsteinntrykk av seg selv og din bedrift.

Det finnes ingen mal på hva du ser etter her – hver bedrift har sitt image og sin identitet. Det viktigste er at du finner en person som matcher det inntrykket din bedrift ønsker å gi deres kunder.

Typiske kvaliteter du bør vurdere er språkbruk, tempo, energinivå og generell fremtoning på telefonen.

Har du lyst til å lese om hvordan vi hjalp Ernst & Young med å booke 49 kvalifiserte møter på 3 måneder? Les kundehistorien her!

Spørsmål du bør stille i intervjuet

De neste spørsmålene bør stilles til møtebookeren i selve intervjuet, eller under samtalen med en ekstern aktør innen møtebooking.

7. Hva har du oppnådd tidligere?

Tidligere erfaring med salg eller møtebooking er som regel et stort pluss, men hvor mye sier det deg egentlig at en person har jobbet med møtebooking i tre år?

Her bør du bruke tid på å grave litt, og virkelig gå i dybden. Still møtebookeren spørsmål som:

• Hva har du oppnådd av resultater tidligere?
• Hvilke mål har du satt deg?
• Hvordan greide du å nå målene dine?

Husk også at tidligere erfaring med telefonsalg ikke nødvendigvis betyr at personen vil bli en god møtebooker. Bruk tid på å kartlegge hvordan han arbeidet som selger, og hvor mye av dette som kan overføres til møtebooking. Det er ofte to helt forskjellige måter å jobbe på.

Dersom du får inn en kandidat med tidligere erfaring som møtebooker bør du spørre spesifikt om hvordan han går frem på telefonen, hva han gjør for å booke møter og hvorfor han lykkes.

Les også: Dette er egenskapene du bør se etter når du skal rekruttere en god møtebooker

8. Hva er dine mål og ønsker for fremtiden?

Finn ut hva som motiverer møtebookeren. Drives han mest av ytre motivatorer, som for eksempel gode lønnsbetingelser, gode tilbakemeldinger og skryt for jobben han gjør? Eller har han en indre motivasjon, som et ønske om å utvikle seg og å jobbe seg oppover karrierestigen?

Dersom du engasjerer en erfaren møtebooker bør du i tillegg kartlegge om han fremdeles er motivert for å booke møter, eller om han ser på dette som et avsluttet kapittel i livet.

Hvis du får inn en som er mest interessert i å gjøre andre, større oppgaver er det kanskje ikke den rette personen for deg, uavhengig av tidligere suksess. Det verste du kan gjøre er å gi ham falske løfter for å motivere, dersom du ikke også kan levere.

9. Hvor mange møter kan du levere per dag?

Dette er et spørsmål som er viktig å stille, og vanskelig å svare på. Du har kanskje hørt om enkelte som booker 10-15 møter om dagen – men hvordan er egentlig kvaliteten på disse møtene?

Du bør ha en klar formening om hvor mange møter personen bør levere pr. dag, og du bør se etter en møtebooker som av erfaring kan gi et godt og realistisk svar på hvor mange møter han kan booke.

Det er ikke nødvendigvis personen som hevder at han kan levere 15 møter om dagen som vil gjøre den beste jobben for deg.

Finn en møtebooker som kan booke 2- 4 møter av høy kvalitet hver eneste dag. Når alt kommer til alt vil en møtebooker som leverer gode møter jevnt og trutt alltid gi bedre avkastning enn en som booker fem møter én dag, for så å ikke booke noen møter dagen etter.

Spørsmål du bør stille i etterkant

De siste to spørsmålene er ment for å hjelpe deg å vurdere samarbeidet med din nye møtebooker. Disse spørsmålene bør stilles om lag én måned inn i forholdet.

10. Hvor lang tid bør du gi en møtebooker til å lykkes?

Hvor lang tid møtebookeren får på seg til å lykkes varierer kraftig fra selskap til selskap. Noen kaster møtebookeren på dør etter to uker om ikke han leverer, men jeg hører også om de som har blitt værende i jobben i to måneder uten å levere et eneste møte.

Begge disse eksemplene blir for meg riv, ruskende galt.

Folk er forskjellige, og noen trenger mer tid på seg enn andre. Ved å kaste ut noen etter bare to uker kan du derfor gå glipp av et enormt potensiale, rett og slett fordi du ikke ga møtebookeren nok tid til å knekke koden.

På den annen side bør en møtebooker greie å lever etter tre-fire uker i jobben. Hvis en person som garanterte 5-6 møter om dagen i intervjuet ikke har levert ett eneste møte etter fire uker er det i all hovedsak tre mulige forklaringer:

1. Personen snakket ikke sant i intervjuet
2. Han er ikke den rette profilen for din bedrift
3. Du har feilet med opplæringen og/eller oppfølgingen

11. Hvordan er kvaliteten på møtene som er blitt booket?

En enkel måte å vurdere kvaliteten på møtene som er blitt booket er enkelt og greit å spørre kunden i første møte med dem. Du kan helt fint si: «Takk for at jeg fikk komme! Kan jeg spørre hvorfor du takket ja?» eller «Hvordan opplevde du personen du avtalte møtet med?».

Svaret du er ute etter er at kunden hadde en veldig fin samtale med møtebookeren, og at dette er grunnen til at de svarte ja.

Får du derimot tilbakemeldinger om at møtebookeren fremsto masete, og pushet inn møtet så hardt at kunden ikke følte han kunne si nei, bør du vurdere om du har funnet rett person for din bedrift.

Et godt grunnlag for å lykkes

I Innovation Support har vi lang erfaring med å rekruttere og utvikle møtebookere i toppklassen. Vi vet hvor mye som skal til for å lykkes, og vi vet hvilke kvaliteter vi skal se etter når vi ansetter nye møtebookere.

Hvis du gjør en grundig jobb i ansettelsesprosessen, stiller de riktige spørsmålene og definerer klare og tydelige mål for hva du forventer av en møtebooker vil du ha gode sjanser for å treffe godt med engasjementet.

Likevel kreves det god opplæring og tett oppfølging for å gi møtebookeren din best mulig grunnlag for å lykkes. Du må være flink til å legge alt til rette, slik at møtebookeren har muligheten til å utvikle seg og levere jevne, gode resultater over lengre tid.

Ta gjerne kontakt med oss om du har spørsmål om hvordan du kan lykkes med møtebookingen i din bedrift eller rundt rekruttering av nye møtebookere!