Når AI automatiserer stadig flere salgs- og markedsføringsprosesser, har verdien av ekte menneskelige samtaler aldri vært høyere. 

Møtebooking handler ikke bare om å fylle en kalender med møter – det handler om å skape genuine forbindelser i en digital verden der personlig kontakt blir sjeldnere.

Mens chatbots og automatiserte systemer kan håndtere rutineoppgaver, er det fortsatt den menneskelige samtalen som bygger tillit, avdekker reelle behov og skaper langsiktige forretningsrelasjoner. 

I denne artikkelen utforsker vi hvordan strategisk møtebooking kan være ditt sterkeste konkurransefortrinn i en tid der teknologi både forenkler og kompliserer.

1. Prinsipper for effektiv møtebooking
2. Vanlige innvendinger i møtebooking
3. Avkastningen på møtebooking
4. Avanserte strategier for møtebooking
5. Opplæring og kurs i møtebooking
6. Slik gjennomfører du møtene
7. Fordeler med eksterne møtebookere
8. Vanlige spørsmål om møtebooking
9. Konklusjon og neste steg

Prinsipper for effektiv møtebooking

For å lykkes med møtebooking, er det viktig at du forstår noen grunnleggende prinsipper. Det handler ikke bare om å ringe flest mulig, men om å være smart i tilnærmingen din. 

Før du tar opp telefonen, bør du ha en solid plan.

Vet du hvem du skal kontakte og hvorfor?

Å definere målgruppen din og kartlegge markedet er første steg. Dette betyr å identifisere hvilke bedrifter og beslutningstakere som mest sannsynlig vil ha nytte av det du tilbyr.

Kundehistorie: Seeds fikk skyhøy avkastning på investeringen i møtebooking

Tenk på pipelinen din som fundamentet i salgsprosessen. Jo flere salgsmuligheter du har, desto større er sjansen for suksess og økt salg.

Start med å lage en liste over potensielle kunder som passer til din ideelle kundeprofil. Bruk tid på markedsundersøkelser for å forstå behovene og utfordringene deres. 

Dette vil ikke bare gjøre samtalene dine mer relevante, men også øke sjansen for å booke møter av høy kvalitet.

Vanlige innvendinger i møtebooking

Selv om du er en erfaren selger, møter du sannsynligvis innvendinger når du driver med møtebooking. 

Men innvendinger er ikke nødvendigvis avvisninger. De kan være muligheter for deg til å forstå prospektets behov bedre og tilpasse budskapet ditt.

"Ikke interessert" 

Når du hører "Jeg er ikke interessert", er det lett å tro at samtalen er over. Men det trenger den ikke å være. Her er hva du kan gjøre:

1. Vis forståelse: Si noe som "Jeg forstår det". Dette viser at du respekterer deres standpunkt.

2. Still åpne spørsmål: Spør for eksempel "Kan jeg spørre hva som er din største utfordring innen [relevant område] akkurat nå?" Dette oppmuntrer til dialog.

3. Tilpass løsningen din: Bruk informasjonen du får til å tilpasse tilbudet ditt til deres behov.

Ved å følge disse trinnene kan du snu en potensiell avvisning til en konstruktiv samtale.

"Send meg mer informasjon" 

Når noen ber deg om å sende mer informasjon, har du en gyllen mulighet til å fortsette dialogen. Prøv dette:

1. Avtal et oppfølgingsmøte: Si "Selvfølgelig, jeg sender gjerne mer informasjon. Hva sier du til at vi går gjennom det sammen på et kort møte senere denne uken?"

2. Vis initiativ: Dette signaliserer at du er engasjert og villig til å investere tid i dem.

3. Hold samtalen i gang: Et oppfølgingsmøte gir deg mulighet til å utdype hvordan du kan hjelpe dem.

På denne måten gjør du mer enn å bare sende informasjon; du legger grunnlaget for en videre dialog.

"Ring meg en annen dag" 

Når noen sier "Ring meg en annen dag", kan det være en høflig måte å avslutte samtalen på. Slik kan du sikre en reell oppfølging:

1. Be om en konkret tid: Spør "Når passer det best for deg at jeg ringer igjen? Er tirsdag kl. 10:00 passende?"

2. Vis fleksibilitet: Tilby alternativer som passer deres timeplan.

3. Bekreft avtalen: Oppsummer og bekreft tidspunktet for neste samtale.

Ved å få en spesifikk avtale øker du sjansen for at oppfølgingssamtalen faktisk finner sted.

Avkastningen på møtebooking

Har du noen gang lurt på hva møtebooking faktisk koster deg, og hva du får igjen for investeringen? 

Å analysere avkastningen (ROI) er essensielt for at du skal kunne vurdere effektiviteten av møtebooking i salgsstrategien din.

Kundehistorie: Et fleksibelt samarbeid ga 200 nye salgsmøter

Hva er kostnaden per møte, og hvordan måler du avkastningen?

La oss si at du investerer tid og ressurser i møtebooking—kanskje du til og med engasjerer et eksternt byrå. Det er viktig at du kalkulerer hvor mye hvert booket møte koster. 

Dette inkluderer lønnskostnader, tid brukt på forberedelser, verktøy som CRM-systemer og eventuelle eksterne tjenester.

Men kostnaden er bare én side av ligningen. 

Hva med avkastningen? 

Hvis ett møte fører til en avtale verdt flere hundre tusen kroner, er investeringen ofte vel verdt det. For å måle ROI kan du bruke en enkel formel:

ROI = (Inntekt fra salg - Kostnad for møtebooking) / Kostnad for møtebooking × 100%

Ved å kontinuerlig måle og analysere ROI kan du justere strategien din for å maksimere lønnsomheten. Dette er spesielt viktig for deg som ønsker å få mest mulig ut av salgs- og markedsføringsbudsjettet ditt.

Effektive strategier for møtebooking

Nå som du har grunnprinsippene på plass, kan du ta møtebookingen din til neste nivå ved å implementere avanserte strategier. 

Disse metodene utnytter moderne teknologi og systemer for å optimalisere prosessen din og booke flere møter.

Digitale og automatiserte tilnærminger

Det finnes det en rekke verktøy som kan automatisere og forbedre møtebookingprosessen din. 

Plattformene som LinkedIn og e-postmarkedsføring spiller en stadig større rolle i B2B-salg. 

Ved å bruke LinkedIn kan du målrette spesifikke bransjer og beslutningstakere, noe som gjør det lettere for deg å finne relevante prospekter. 

For eksempel kan du bruke LinkedIns avanserte søkefunksjoner til å identifisere potensielle kunder basert på stilling, selskap og bransje.

Automatiserte e-postkampanjer er også uvurderlige for å holde kontakten med prospektene dine uten å bruke for mye tid manuelt. 

Ved å sette opp sekvenser med personaliserte e-poster kan du nære leads over tid og øke sjansene dine for å booke møter. 

Dette gir deg muligheten til å fokusere på de mest lovende prospektene, mens automatiseringen tar seg av rutineoppgavene.

Implementere CRM for bedre oppfølging

Du kan fint bruke et enkelt regneark til å holde oversikt over alle leads og salgsmuligheter, men før eller siden bør du investere i et Customer Relationship Management (CRM)-system.

Et CRM-system er hjørnesteinen i en vellykket møtebookingstrategi. 

CRM-verktøy som Salesforce, HubSpot eller Pipedrive hjelper deg med å holde oversikt over alle interaksjoner med prospektene dine, fra første kontakt til avsluttet salg. 

Guide til møtebooking: Slik blir du en ekspert på å booke møter

Dette gir deg en helhetlig oversikt over salgsprosessen din og gjør det enklere for deg å følge opp på riktig tidspunkt.

Moderne CRM lar møtebookere automatisk logge e-poster fra Gmail og Office, sende møteinnkallinger og lagre notater på et sted som alle kan ha tilgang til.

Med et CRM-system kan du segmentere prospektene dine basert på kriterier som bransje, størrelse på selskapet eller tidligere interaksjoner. Dette gjør det mulig for deg å tilpasse kommunikasjonen og tilby mer relevante løsninger. 

I tillegg kan du bruke CRM til å sette påminnelser for oppfølginger, slik at ingen muligheter går tapt. Dataanalysefunksjonene i CRM-verktøyene lar deg også spore effektiviteten av møtebookingstrategiene dine og gjøre nødvendige justeringer for å forbedre resultatene.

Opplæring og kurs i møtebooking

For å øke effektiviteten av møtebookingen din, er det viktig at du investerer i riktig opplæring og benytter deg av tilgjengelige ressurser. 

Dette sikrer at salgsteamet ditt er godt rustet til å håndtere utfordringene som kan oppstå underveis, og at de kontinuerlig forbedrer sine ferdigheter.

Kurs og workshops for møtebooking

Å delta på kurs og workshops kan være en game-changer for salgsteamet ditt. Slike opplæringsprogrammer gir ikke bare teoretisk kunnskap, men også praktiske ferdigheter som kan implementeres umiddelbart i møtebookingsprosessen. 

For eksempel kan et kurs i effektive kalde samtaler lære selgerne dine hvordan de skal strukturere samtalene sine for å fange interessen til potensielle kunder raskt.

I tillegg kan regelmessige workshops bidra til å holde teamet ditt oppdatert på de nyeste trendene og teknikkene innen møtebooking. 

Eksterne ressurser

I tillegg til interne opplæringsprogrammer, finnes det en rekke eksterne ressurser som kan støtte salgsteamet ditt. 

Dette inkluderer verktøy og plattformer som kan automatisere deler av møtebookingsprosessen, samt tilgang til ekspertise gjennom konsulenter og byråer som spesialiserer seg på møtebooking. 

For eksempel kan verktøy som LinkedIn Sales Navigator hjelpe deg med å identifisere og nå ut til de rette beslutningstakerne i målgruppen din.

Når møtet er booket – slik sikrer du oppmøte

Å ha booket et møte er bare starten på en vellykket salgsprosess. For å maksimere sjansene dine for suksess, er det avgjørende at du sikrer både kvaliteten på møtet og at deltakerne faktisk møter opp. Her er noen strategier du kan bruke for å oppnå dette:

Etter møtet er avtalt – kvalitetssikring

Når du har avtalt et møte, er det viktig at du følger opp for å sikre at både du og prospektet er klare og engasjerte. Start med å sende en møtebekreftelse så snart avtalen er gjort. 

Dette kan være en e-post eller en kalenderinvitasjon som inkluderer dato, klokkeslett, sted (eller lenke til virtuelt møte) og en agenda for møtet. En tydelig bekreftelse minimerer risikoen for misforståelser og no-shows.

For eksempel kan du skrive:

"Hei [Navn],

Takk for at du tok deg tid til å avtale et møte med oss den [dato] kl. [tid]. Vi ser frem til å diskutere hvordan våre løsninger kan hjelpe [deres selskap] med [spesifikt behov]. Gi gjerne beskjed hvis du har noen spørsmål før møtet."

I tillegg til bekreftelsen kan du sende en påminnelse ett eller to dager før møtet. Dette viser profesjonalitet og omtanke, samtidig som det øker sannsynligheten for at prospektet husker møtet.

Slik gjennomfører du møtene

Forberedelse er nøkkelen til et vellykket møte. 

Sørg for at du har all nødvendig informasjon om prospektet før møtet, slik at du kan tilpasse presentasjonen din til deres spesifikke behov og utfordringer. 

Dette inkluderer å forstå deres bransje, deres rolle i selskapet og eventuelle tidligere interaksjoner dere har hatt.

Hvis du ikke kan delta på møtet selv, er det viktig at du sørger for en jevn overgang til en kollega som skal ta over. 

Dette krever god informasjonsoverføring. Del all relevant informasjon om prospektet og møtets agenda med kollegaen din på forhånd, slik at de er godt forberedt.

Under selve møtet bør du fokusere på å bygge en relasjon og forstå prospektets behov grundig. Still åpne spørsmål, lytt aktivt og tilpass løsningene dine deretter. 

Dette viser at du verdsetter deres tid og er genuint interessert i å hjelpe dem, noe som øker sjansen for et vellykket samarbeid.

Etter møtet bør du følge opp med en oppsummering av det som ble diskutert og neste steg. Dette kan være en e-post der du takker for møtet, oppsummerer hovedpunktene og foreslår konkrete tiltak videre. 

Ved å gjøre dette sikrer du at begge parter er på samme side og øker sannsynligheten for å konvertere møtet til en avtale.

Fordelene ved å bruke eksterne møtebookere

Å engasjere eksterne eksperter for møtebooking kan være en strategisk beslutning som gir betydelige fordeler for ditt B2B-selskap. 

Ved å outsource denne funksjonen til spesialiserte byråer, kan du dra nytte av deres ekspertise og ressurser, noe som ofte resulterer i bedre resultater enn hva et internt team alene kan oppnå.

Kundehistorie: 130 salgs- og kartleggingsmøter for CBRE

Det finnes flere situasjoner hvor det kan være spesielt fordelaktig for deg å samarbeide med et eksternt møtebookingsbyrå:

1. Tidsbesparelse:

Å bygge og trene et internt møtebookingteam krever betydelig tid og ressurser. Ved å bruke et eksternt byrå kan du raskt få tilgang til et erfarent team som allerede har de nødvendige ferdighetene og verktøyene på plass.

2. Kostnadseffektivitet:

Selv om det kan virke dyrt å outsource, kan det ofte være mer kostnadseffektivt enn å ansette og trene et internt team. Eksterne byråer kan tilby skalerbare løsninger som passer til budsjettet ditt og behovene dine.

3. Spesialisering:

Profesjonelle møtebookere har spesialisert kunnskap om ulike bransjer og markeder. De vet hvordan de effektivt kan nå ut til beslutningstakere og kan tilpasse tilnærmingen basert på målgruppens spesifikke behov.

4. Fokus på kjernevirksomheten:

Ved å delegere møtebooking til eksperter, kan ditt interne salgsteam fokusere på det de gjør best – å lukke salg og bygge relasjoner med kunder.

Innovation Support er et ledende konsulentselskap innen B2B møtebooking, kjent for sitt fokus på kvalitet og resultater.

Med omfattende erfaring og et dedikert team av profesjonelle møtebookere, kan vi hjelpe deg med å optimere salgsprosessen din og øke antallet kvalifiserte møter.

5. Kvalitetssikrede salgsmøter:

Med fokus på kvalitet fremfor kvantitet, sørger vi for at hvert booket møte har høy sannsynlighet for å konvertere til en faktisk salgsmulighet. Dette oppnår vi gjennom grundig kvalifisering av leads og målrettet kommunikasjon.

6. Logging av møter i ditt CRM:

Vi har erfaring CRM-systemer som HubSpot, Microsoft CRM og Superoffice slik at vi kan jobbe direkte i systemet du allerede bruker. Dette gjør det enkelt å engasjere en ekstern møtebooker ditt eksisterende salgsarbeid og gir deg full oversikt over salgsaktivitetene deres.

7. Kontinuerlig optimalisering:

Gjennom regelmessig analyse og rapportering identifiserer vi områder for forbedring og tilpasser strategiene våre for å maksimere effektiviteten.

Dette sikrer at møtebookingprosessen alltid er optimalisert for best mulig resultat.

Ved å samarbeide med oss i Innovation Support, får du en partner som ikke bare forstår kunsten av møtebooking, men som også er dedikert til å levere målbare resultater som støtter din bedrifts vekst og suksess.

Vanlige spørsmål om møtebooking

Når det gjelder møtebooking i B2B, er det naturlig at du har en rekke spørsmål før du bestemmer deg for den beste tilnærmingen for din virksomhet.

Her er noen av de mest stilte spørsmålene vi får, og svarene som kan hjelpe deg med å ta informerte beslutninger.

Hva koster møtebooking?

Kostnaden for møtebooking kan variere betydelig avhengig av flere faktorer, inkludert størrelsen på målgruppen din, kompleksiteten i produktet eller tjenesten du tilbyr, og om du velger å bruke interne ressurser eller eksterne byråer. 

For bedrifter som vurderer ekstern møtebooking i B2B-markedet, er kostnadsspørsmålet ofte avgjørende. Markedet tilbyr i hovedsak fire ulike prismodeller, hver med sine særtrekk og muligheter. 

Den tradisjonelle timeprisen starter på beskjedne 350 kroner og kan strekke seg opp til 1400 kroner, mens resultatbaserte modeller tar utgangspunkt i faktisk gjennomførte møter og ligger typisk mellom 1500 og 8000 kroner per møte.

For de som ønsker mer forutsigbarhet, tilbyr mange leverandører faste månedspriser som varierer fra 10 000 til 100 000 kroner, avhengig av omfang og tjenester.

I den øvre enden av skalaen finner vi konsulentmodellen, som gjerne koster mellom 40 000 og 120 000 kroner månedlig, men da med et mer strategisk og helhetlig fokus.

Det interessante er at valget av prismodell handler om mer enn bare kostnader.

Når en fulltidsansatt selger lett kan koste bedriften 900 000 kroner årlig med alle omkostninger inkludert, blir bildet mer nyansert. 

Det avgjørende er ikke nødvendigvis å få flest mulig møter til lavest mulig pris, men å sikre kvalitetsmøter som faktisk leder til salg. Slik sett kan en høyere kostnad per møte vise seg å være den mest lønnsomme investeringen på sikt.

Hvis du har et internt salgsteam, inkluderer kostnadene lønn, opplæring, CRM-verktøy og andre nødvendige ressurser. Dette kan være en betydelig investering, men gir deg full kontroll over prosessen.

Å outsource møtebooking til et spesialisert byrå kan ofte være mer kostnadseffektivt, spesielt for små og mellomstore bedrifter.

Kostnadene her inkluderer vanligvis en fast pris per booket møte eller en prosentandel av de genererte salgene.

Hva gjør en møtebooker?

En møtebooker spiller en kritisk rolle i salgsprosessen ved å identifisere potensielle kunder og sette opp møter mellom disse prospektene og salgsteamet ditt. Her er noen av hovedoppgavene til en møtebooker:

1. Prospektering: Identifisere og kvalifisere potensielle kunder gjennom research og bruk av verktøy som LinkedIn Sales Navigator, CRM-systemer og andre databaser.

2. Kontaktinitiering: Ta den første kontakten med prospektene via telefon, e-post eller sosiale medier for å introdusere produktet eller tjenesten din og vurdere deres interesse.

3. Kvalifisering: Vurdere prospektenes behov, budsjett og beslutningsmyndighet for å sikre at de passer din ideelle kundeprofil.

4. Møtebooking: Avtale konkrete møter mellom prospektet og salgsteamet ditt, og sørge for at alle nødvendige detaljer er på plass for en effektiv presentasjon.

En dyktig møtebooker kombinerer sterke kommunikasjonsevner med strategisk tenkning for å bygge relasjoner og identifisere de mest lovende salgsmulighetene for virksomheten din.

Hvem passer møtebooking for?

Møtebooking er spesielt gunstig for B2B-selskaper som ønsker å:

1. Skape en stabil pipeline: Bedrifter som trenger kontinuerlig tilførsel av kvalifiserte leads for å opprettholde og vokse salgsaktiviteten sin.

2. Optimalisere salgsressurser: Selskaper som ønsker å frigjøre tid for salgsteamet sitt til å fokusere på å lukke salg i stedet for å bruke tid på prospektering og initiering av kontakt.

3. Øke effektiviteten: Virksomheter som ønsker å forbedre kvaliteten på møtene sine og øke konverteringsraten gjennom målrettede og strategiske tilnærminger.

4. Utvide markedet: Bedrifter som ønsker å nå ut til nye markeder eller segmenter og trenger ekspertise for å navigere i ulike bransjer og regioner.

5. Skreddersydde løsninger: Selskaper som tilbyr komplekse produkter eller tjenester som krever grundig forståelse av kundens behov før en vellykket salgspresentasjon kan gjennomføres.

Møtebooking kan tilpasses for å møte behovene til ulike typer B2B-virksomheter, enten du er en liten oppstartsbedrift eller et etablert konsern som ønsker å forbedre salgsstrategien din.

Konklusjon og neste steg

Møtebooking er en investering i bedriftens vekst, men valg av riktig tilnærming og partner er avgjørende for suksess. Ønsker du å utforske hvordan strategisk møtebooking kan styrke din bedrifts vekstreise? Her er tre måter å komme i gang på:

1. Få et tilbud basert på møtebooking
2. Last ned vår komplette guide til B2B møtebooking
3. Utforsk våre kundehistorier og resultater